-Asta 7 en astronomisk forbedring!

Over Arkiv Øst i Sarpsborg er himmelen nesten blå. Arkiv Øst var vår første kunde som gikk over fra å bruke Asta 5 til Asta 7. Gode innspill derfra har vært av stor betydning for retningen utviklingen av ny programvare har tatt. Bildet er fra fasaden på nybygget som sto ferdig i fjor. Foto: Ole Aldric.

-Asta 7 er mye mer fleksibelt enn noen andre systemer jeg har sett til nå. En astronomisk forbedring fra Asta 5!

Det sier avdelingsleder og spesialrådgiver Ole Aldric i Arkiv Øst. Arkivinstitusjonen var stiftelsens første kunde som migrerte fra Asta 5 til Asta 7. Det har gitt mange gode og verdifulle tilbakemeldinger til stiftelsen underveis i prosessen.

Fleksibelt system -Jeg er kanskje noe partisk når det gjelder Asta 7. Jeg har vært involvert siden 2020, og har gitt mange tilbakemeldinger. Kort sagt er jeg fornøyd med Asta 7 som et fleksibelt verktøy for både magasinstyring og elektroniske arkiver. Utviklingsteamets valg av modell var klokt, og Asta 7 er en astronomisk forbedring fra Asta 5, forteller Aldric.

KDRS Arkiv Øst var tidligere en del av KDRS, (Kommunearkinstitusjonenes Digitale RessursSenter SA, red. anm.) en paraplyorganisasjon for kommunale arkivinstitusjoner. Under årsmøtet i 2020 ble det diskutert innsynsløsninger, og en arbeidsgruppe ble dannet internt i KDRS for å vurdere slike løsninger.

Tidlig kontakt med Asta -Det var egentlig der det starta. Det hele begynte med samtaler om Asta 7, som var under utvikling, og muligheten for å inkludere innsynsløsninger der. Asta 7 var først tenkt for Noark-uttrekk, men ble utvidet med Asta Ingest-applikasjonen, som skulle legge til rette for innlesing av ulike fagsystemer ved bruk av malsett og informasjonspakker. En arbeidsgruppe ble opprettet i stiftelsen, og jeg ble tidlig involvert og delte mine tanker om prosessen. Dette ble verdsatt av Arkiv Øst-ledelsen. Så slik startet det, erindrer Ole Aldric.

Ole Aldric. Foto: Arkiv Øst

Valg av innsynsløsning i KDRS -Under arbeidsgruppens forløp i KDRS, ble det gjort en rekke valg der ikke alle nødvendigvis var helt enige. Jeg bidro kanskje som en slags talsperson for å fremme Asta som innsynsløsningen for KDRS. I løpet av prosessen presenterte jeg flere gode argumenter. Selv om ikke alle delte samme syn, ble det til slutt fattet en ledelsesbeslutning om å ikke velge Asta. Dette ble ikke godt mottatt av alle. Prosessen kunne sikkert ha vært bedre. Men i dag ser det ut til at noen har endret syn på kritikken fra den gang, og nå anerkjenner fordelene Asta kan tilby. Jeg har alltid ment at en helhetlig løsning som kan brukes til flere formål er viktig, forklarer Aldric. På den måten kan kommunene ifølge ham unngå å måtte forholde seg til flere ulike verktøy, og i stedet ha alt samlet på ett sted. Uavhengighet til systemer viktig Under arbeidsgruppens diskusjoner ble det vektlagt å unngå avhengighet av systemer med begrenset tilpasningsevne.

-Fremtidig utvikling bør skje hos en aktør som deler de samme interessene som oss i KAI-miljøet. Det ble også argumentert for at Stiftelsen Asta ville benytte løsningen i samarbeid med Arkivverket, og potensielt integrere den i Digitalarkivet, forklarer Ole Aldric.

Fra Asta 5 til Asta 7 i fjor Arkiv Øst implementerte Asta 7 som erstatning for Asta 5 i november i fjor.

-Ettersom jeg har vært tett på prosessen har jeg hatt god kontakt med produkteieren i stiftelsen siden starten. Når jeg ber om en ny versjon, får jeg det. Jeg har også gjennomført flere prøvemigrasjoner, og har hatt muligheten til å starte en ny versjon av Asta 7 når det har passet meg. I tillegg har jeg hatt god anledning til å utføre testing. Asta Ingest-verktøyet som ble utviklet fungerte også godt for å migrere fagsystemer fra Asta 5 til Asta 7. Vi opplevde noen utfordringer med magasinstyringsdelen, men dette ble løst minnes Aldric. Han fortsetter:

Alle om bord -Deretter var det å få alle til å gå over til Asta 7 internt hos oss, og samtidig sikre at de fikk den opplæringen de trengte. Det gjorde vi ganske enkelt ved at jeg satte meg ned i et møte med en av våre ansatte som skulle ha ansvar for innføringen. Jeg forklarte alt jeg visste om systemet, og de kom med spørsmål. Deretter kjørte vi en samlet testrunde med de ansatte, som stilte spørsmål underveis. Jeg svarte på det jeg kunne, og så spredte de den kunnskapen videre til de andre ansatte. Dermed slapp jeg å gå videre til hver enkelt ansatt. Jeg satte også opp en speilkopi av produksjonsinstansen av Asta 7, som vi bruker daglig. Om de ansatte underveis i prosessen lurte på hvordan ting fungerte, så kunne de bare logge seg inn i speilet og prøve og feile. Da fikk vi en mulighet til å prøve ut funksjonalitet uten å være redd for å ødelegge noe. Det har vist seg å være en total suksess for oss, sier han.

Nye forventninger Med nytt bygg for Arkiv Øst i fjor sommer kom det også inn store mengder med arkiver som skulle registreres. Nå er institusjonen travelt opptatt med to piloter hvor to store kommuner skal få tilgjengeliggjort noen av sine arkiver i Asta 7. Med et nytt system har det også kommet nye forventninger. Her har Aldric fått både positive og negative tilbakemeldinger fra kollegaene på bruken av systemet i praksis.

Høyere forventninger -Jeg opplever at de ansatte gjerne forventer at noe mer skal kunne gjøres fordi det er i en nettleser. De har på en måte litt andre forventninger enn de hadde til Asta 5. Blant annet med batch-operasjoner og den type ting. Jeg har prøvd å informere våre ansatte om at utvikling tar tid, og at ønsker er formidlet. Jeg er samtidig klar over at det også har vært en pågående prosess med Arkivverket, som har opptatt veldig mye tid for utviklingsteamet. Jeg har derfor trukket meg litt tilbake, og har vært tålmodig i forhold til at det skal bli tid til å se på disse tingene», sier Aldric. Han legger til:

Lasting av arkivlister fra 5 til 7 -Noe jeg vet de ansatte har savnet har vært å kunne laste arkivlister fra Asta 5 inn i Asta 7. Dette har nok ikke vært en løsning som har vært prioritert fordi Asta 5 skal bort, og forhåpentligvis vil de fleste institusjoner gå over til Asta 7, og da vil nok dette ordne seg av seg selv. Vi har løst dette selv ved at en av våre medarbeidere har laget en rutine i samarbeid med en ansatt hos Stiftelsen Asta. Vi laster opp i Asta 5, og migrerer over til Asta 7 ved hjelp av Asta Ingest-app’en. Så har vi brukt masseregistrering på mange ting. Vi kan for eksempel ha 500 hyllemeter med arkivmateriale. Da masseoppretter vi oppføringer for alle samtidig, og finregistrerer disse etterpå for hvert stykke, forteller han.

Nye rutiner

Ved Arkiv Øst har de laget flere nye rutiner for bruk i Asta 7, og de registrerer og prøver å oppdatere gamle registreringer fra Asta 5 med mer informasjon. Aldric observerer at de ansatte er fornøyde med at verktøyet er såpass lett i bruk. Det tror han også har medført en slags stimuli som gir en mer kvalitetsbevisst innstilling til registreringene.

-Samtidig er det helt sikkert en del ting som kunne ha vært gjort annerledes. Det er også en del ønsker om funksjonalitet som jeg regner med vi kan få kommunisert og sett på fremover, forklarer Aldric.

Digitalisering Arkiv Øst har ennå ikke fått prøvd ut digitalisering med Asta 7, og digitaliserer i hovedsak landbruks- og byggesaksarkiver for øyeblikket.

-Siden det ikke er integrasjon med matrikkelen ennå, har vi ikke kunnet tatt dette i bruk. Kommunene velger selv hvilket program de vil bruke, og i de fleste tilfeller er det Documaster. Personlig mener jeg at vi bør gå over til å bruke Asta 7 for digitalisering, men det krever en endring i våre rutiner. Vi har et krav om at matrikkelen må være tilgjengelig når vi utfører registreringer, og vi har ikke kapasitet til manuell registrering av denne typen informasjon, sier han. Arkiv Øst har i likhet med Stiftelsen Asta også tatt i bruk PixEdit som digitaliseringsløsning. Med ordning av annet arkivmateriale fremover ser Aldric likevel for seg at det blir mye digitalisering i PixEdit mot Asta 7.

Ønsker mer erfaringsdeling -Om det er noe jeg setter høyt så er det erfaringsdeling, sier Ole Aldric. Han inviterer like gjerne på rappen til et møte mellom digitaliseringsavdelingene hos Stiftelsen Asta og Arkiv Øst. Stiftelsen Asta startet i fjor opp en pilot på digitalisering med PixEdit mot Asta 7 i Vestby, og Aldric tror på synergieffekter ved å dele erfaringene som er blitt gjort der og hos Arkiv Øst i Sarpsborg.

Lagde eget malsett For elektronisk skapte informasjonspakker har Ole Aldric laget en konfigurasjon for registrering av disse i Asta 7. Dette er likt registreringen til papirdepot. Løsningen blir brukt til å holde oversikt over hvor det elektroniske arkivmaterialet er i produksjonslinjen, og for å samle all informasjon om innholdet og aktivitetene underveis. Aldric tok utgangspunkt i en produksjonslinje som KDRS har laget for elektronisk skapte arkiver. Han gjorde logiske endringer i den, og utviklet den videre derfra. Hos Arkiv Øst er det foreløpig kun Aldric som har tatt i bruk denne konfigurasjonen. Han håper imidlertid å kunne se nærmere på løsningen sammen med stiftelsen i løpet av året, og at det kan bli en integrert del av Asta 7 på sikt.

Asta 7 til registrering av vinylsamling -Jeg bruker konfigurasjonen i hele prosessen. Fleksibiliteten gjør dette til et fantastisk verktøy å bruke. Jeg har lekt meg på samme måte som jeg har lekt meg med malsettet jeg lagde til registreringen av vinylsamlinga mi», flirer han.

Forståelse for krevende utvikling -Jeg kan komme med både ros og ris rundt bruken av Asta 7. Samtidig har jeg forståelsen for hvor vanskelig det er å utvikle et slikt system, ut fra tid og ressurser. Det trumfer på en måte den kritikken jeg har. Selv om jeg savner noe funksjonalitet på teknisk side og fra et brukerståsted, har jeg stor forståelse for at utvikling tar tid», sier han, før han utdyper:

Tekstredigeringsmodul -Vi har hatt diskusjoner tidligere om grensesnittet for visning av oppføringer. Blant annet har det vært et ønske om å få på plass tekstredigeringsmodul som støtter noe som heter Markdown. Det vil gi mulighet for formatering av merknadstekst eller beskrivelser, for bedre lesbarhet. Og også velge hvilken informasjon som skal komme hvor, når du trykker på den, sier Aldric.

Moderne øyne Hos Arkiv Øst er fokuset satt på modernisering. Nettbrett utstyrt med Asta 7 festes på arkivtrallene når de går i depot.

-En begrensing nå er at det ikke er optimalisert for bruk på håndholdte enheter i Asta 7 ennå, og dette skulle vi ha ønsket var kommet på plass snart. Vi har forsøkt å se på dette med veldig moderne øyne, og har hele veien prøvd å finne bruksområder som kan effektivisere arbeidet vårt, sier han.

Gleder seg til mer funksjonalitet Strekkodeskanning og etiketter med syrefritt lim skrevet ut fra Asta 7 er to slike områder:

-Nå er det slutt på utskrift og lim. Vi kommer til å ta i bruk automatisk generte etiketter skrevet ut fra Asta 7, med syrefritt lim som vi klistrer på stykkene. Jeg har vært i kontakt med produkteier i Asta for få inkludert malene i Asta 7, slik at vi kan få skrevet ut disse riktig. Her håper jeg samtidig at vi også kan få på plass QR-koder slik at vi enkelt kan skanne og flytte stykkene i depot. Jeg har forstått det slik at godkjenningen av Asta 7 snart blir avsluttet hos Arkivverket. Da gleder vi oss til noen sprinter med funksjonalitet vi svært gjerne vil ha, avslutter Ole Aldric i Arkiv Øst med et smil.