Det startet som et koronatiltak da riksarkivbygningen i likhet med øvrige statlige bygninger stengte fullstendig ned i 2020. Strenge smitteverntiltak gjorde at vi ble utestengt fra lokalene våre på Sognsvann i Oslo på ubestemt tid. For å holde produksjonen oppe måtte vi derfor tenke kreativt. Den midlertidige løsningen ble raskt permanent, og avdeling Vestby kan nå tilby potensielle oppdragsgivere både høy kompetanse og kapasitet.
Stiftelsen disponerer i dag lokaler over to plan i Deliveien i Vestby. Iron Mountains store lagerhall ser du i bakgrunnen.
Iron Mountain Uten tilgang til eget produksjonsmiljø ble løsningen å finne andre lokaler å arbeide med arkiver i. Da vår forretningsforbindelse Iron Mountain tilbød stiftelsen å leie lokale hos dem i Vestby, tok det ikke lang tid før kimen til vår nye avdeling i Vestby var sådd. Til å begynne med i leid hall, i det Iron Mountain selv kaller 'Besøkshallen'. Siden er det kommet ytterligere lokaler til i porteføljen.
Sped oppstart: Det ble rigget til arbeidsstasjoner for fem personer i "Besøkshallen".
Over 400 kvm
Stiftelsen Asta disponerer i dag over 400 kvm. med lokaler over to plan i Vestby. Mange av stiftelsens kunder lagrer også arkivmateriale i Iron Mountains store lagerhall i Deliveien. Den ligger kun et stenkast fra lokalene til stiftelsen, en nærhet som er svært praktisk i det daglige. Det var dermed ikke helt tilfeldig at stiftelsen valgte å etablere seg akkurat her.
Pionértiden: Lokalet ble raskt fylt opp av arkivmateriale etter at arbeidsstasjoner og hyller var montert opp.
Det ble for alvor "schwung" på sakene da også arkivreol ble montert opp i lokalet.
Revolusjonerende utvikling Tidligere var virkeligheten slik at de fleste arkivene ble ordnet "på papir". Derfor ble det også en 'gamechanger' i arkivordningen da det tidlig ble montert opp en arkivreol i 'Besøkshallen'. Siden oppstarten I Vestby har det imidlertid også vært en rivende utvikling innenfor arkivordning. I dag er forholdet mellom klassisk ordning "på papir" og mediekonvertering snudd fullstendig på hodet. Vi ordner fortsatt papirarkiver for avlevering. Men langt de fleste av arkivene stiftelsen jobber med blir nå digitalisert / mediekonvertert.
Mediekonvertering: Den nye hverda'n... Lyse og trivelige lokaler med vinduer og utsyn har ikke vært hverdagskost for de av oss om jobber med arkiver.
Omstilling Avdeling Vestby måtte derfor også omstille seg og ta del i den digitale revolusjonen. Skannere til alle måtte anskaffes, og omstillingsvillige kolleger ble lært opp i digitaliseringens edle kunst.
To viktige piloter gjennomført i Vestby
Et pilotprosjekt i mediekonvertering ved bruk av PixEdit fra Sikri, en annen av stiftelsens samarbeidspartnere, ble rullet ut nettopp i Vestby sommeren 2022. Men allerede to år tidligere, høsten 2020, ble det kjørt en annen pilot samme sted, nemlig en pilot på bruk av Asta 7.
Superbrukere
Superbrukerne i Vestby fikk prøve ut det nye programmet som er utviklet av stiftelsen. Der Asta 5 bare var en ren katalogfunksjon, var Asta 7 blitt utviklet til også å kunne ta inn digitaliserte arkiver inkludert de mediekonverterte dokumentene. Etter en vel gjennomført pilot i Asta 7 var man derfor godt rustet til å ta i bruk PixEdit.
Blide skanneoperatører.
Mange oppdrag Siden oppstarten er det gjennomført mange ordningsoppdrag av ulik karakter i Vestby. Noen har vært store, andre ikke fullt så store. Og det har blitt utført mange arkivoppdrag både på "gammelmåten" og gjennom mediekonvertering.
Frir til IKA'ene -Med kapasiteten vi har i Vestby bidrar vi også gjerne til å ta ned etterslepet vi vet er stort ute hos arkivdepotene. Asta 7 gjør det veldig enkelt for oss å gjøre oppdrag for arkivdepotene i kommunal sektor, sier daglig leder i Stiftelsen Asta, Morten A. Evensen. Han ønsker å bistå også depotene med rådgivning og digitaliseringsoppdrag:
-Det er bare å ta kontakt, sier Evensen.
Kortbuksene er på! I morgen 6. april kan vi altså notere oss at det er gått hele 4 år siden avdelingen ble unnfanget. Tiden har gått fryktelig fort, men mye har skjedd i løpet av disse årene. Fra en sped oppstart har nå om lag ti godt kvalifiserte ansatte sitt daglige arbeid her. Vi kan derfor trygt slå fast at Avdeling Vestby er ute av barselperioden. Badevannet er kastet over bord, og kortbuksene er kommet på! Og vi planlegger å bli i Vestby i mange år fremover!