Stiftelsen Asta er 30 år

Det som startet som en idé på 1990-tallet, har gjort at Stiftelsen Asta i dag har fått en nøkkelrolle i arkivsektoren. Her får du høydepunktene fra de siste tre tiårene, og styreleders og daglig leders syn på tiden fremover.

Fra venstre: Erling Søraa fra Utenriksdepartementet (UD), daglig leder Knut Riksen jr., styreleder Iselin Paulsen og Kjetil Landrog fra Arkivforbundet på jubileumsmarkering 18. september 2025

"Vi må gripe de mulighetene teknologien gir oss, innenfor sikre og trygge rammer. Her vil også kunstig intelligens bli en muliggjører. Når arkivmateriale mediekonverteres og data systematiseres og gjøres tilgjengelig i Asta 7, åpner KI for kortere ledetid, høyere kvalitet og mer effektiv saksbehandling. Vi har allerede inngått partnerskap som gjør at vi kan levere slike verdiskapende tjenester til Asta 7-kundene våre. Verdiskapende tjenester for våre kunder er avgjørende for at vi skal fortsette å være relevante også i fremtiden" sier Iselin Paulsen, styreleder i Stiftelsen Asta.

Styreleder legger vekt på at Stiftelsen Asta har vært, og skal være, sektorens fellesprosjekt.

"Vår jobb er å forvalte denne arven klokt, lytte til behovene i sektoren, prioritere riktig og sikre bærekraftig utvikling av Stiftelsen. Vi skal fortsette å være en trygg partner for arkivinstitusjoner i alle størrelser. Og vi skal fortsette å levere løsninger som virker i hverdagen."

Daglig leder Knut Riksen jr. understreker at de neste årene vil kreve mer av Stiftelsen – på kvalitet, samspill og brukeropplevelse.

"Vi skal gjøre det enklere å finne, forstå og bruke arkivinformasjon, og vi vil videreutvikle både Asta 7 og Arkivportalen samtidig som vi tilbyr fremtidsrettede arkivtjenester og programvare tilpasset sektorens behov", sier Riksen jr.

Navnet Asta er en forkortelse for "Arkivsystemer til alle"

1995 - Et felles verktøy for private og kommunale arkiver ser dagens lys

På begynnelsen av 1990-tallet skjøt den digitale teknologien fart. Personlige datamaskiner hadde kommet noen år tidligere, og rundt 1995 fikk internett for alvor gjennomslag i befolkningen. Arkivsektoren var også i rask endring, med nye institusjoner, nye oppgaver og økende behov for felles standarder. Mange arkivinstitusjoner arbeidet fortsatt med hjemmesnekrede lister i Word eller Excel, og utfordringene med å sikre profesjonell registrering og beskrivelse var store.

Gjennom et eget edb-utvalg i Landslaget for lokal og privatarkiv (LLP, nå Arkivforbundet) ble ideen om Asta født. Målet var å utvikle et dataprogram som kunne brukes til å registrere både private og kommunale arkiver, og etter hvert også statlige. Etter en positiv høringsrunde uttalte Riksarkivet at systemet, med enkelte tilpasninger, kunne egne seg for alle typer arkiver. Dermed lå veien åpen for et felles verktøy for hele sektoren.

Stiftelsen Asta ble opprettet 18. september 1995 av Arkivforbundet og Riksarkivaren. Styret fikk like mange representanter fra begge parter, med en ordning der styreledervervet skulle veksle mellom dem som symbol på likeverdig samarbeid. Norsk kulturråd bidro med 200 000 kroner i oppstartsmidler, og allerede det første året tok 40 institusjoner systemet i bruk, blant dem Arkiv i Nordland som ble den første kunden. Med dette ble grunnlaget lagt for en programvare og kompetansebedrift som raskt etablerte seg som en de facto standard for arkivbeskrivelse i Norge.

Asta versjon 2.01 måtte installeres med 10 disketter

1998 - Arkivordning blir starten på et voksende spekter av tjenester

Tre år etter etableringen tok Stiftelsen Asta et nytt skritt. I 1998 ble arkivordning etablert som et eget tjenestetilbud. Dermed gikk stiftelsen fra å være forvalter av programvare til også å levere praktiske oppdrag ute i arkivene.

Arkivordning startet som en tjeneste allerede i 1998

Tilbudet møtte et tydelig behov i sektoren. Mange institusjoner hadde store mengder uordnet materiale, og Stiftelsen Asta kunne bidra med både arbeidskraft og metodikk. Arkivordningstjenesten ble et viktig supplement til Asta-systemet og ga stiftelsen en bredere rolle som samarbeidspartner for virksomheter som sto midt i ordnings- og avleveringsprosesser.

Arkivordning ble starten på et stadig bredere tjenestespekter. Etter hvert kom rådgivning om og utforming av kvalitetssikring, langtidsbevaring, arkivplaner, arkivrutiner, klassifikasjonssystemer og bevarings- og kassasjonsplaner, samt digitalisering, uttrekk av elektroniske arkiver og produksjon av arkivuttrekk for deponering. Det som begynte som hjelp til å rydde og ordne papirarkiver, utviklet seg gradvis til en helhetlig portefølje av tjenester som favner både papir og digitale arkiver.

Asta får fotfeste på starten av det nye millenniet

Gjennom første halvdel av 2000-tallet ble programvaren Asta stadig mer utbredt i norske arkivinstitusjoner. Systemet hadde allerede vist sin verdi, og i denne perioden ble det et kjærkomment verktøy for mange virksomheter over hele landet. Utviklingen skjedde i en tid da bredbånd gjorde digitale løsninger mer tilgjengelige, og myndighetenes eNorge-planer la føringer for standardisering og digital kommunikasjon i offentlig sektor.

Blant virksomhetene som tok i bruk Asta tidlig på 2000-tallet var Opplysningsvesenets fond (nå Allstad), som forvalter eiendom og verdier historisk knyttet til prestegårdene i Norge. «Utviklingen resulterte i at vi anskaffet Asta-programmet i 2003, for vi ønsket jo alle et system som kunne forenkle både registrering og gjenfinning av avleverte arkiver,» forteller arkivforvalter Lise Kristine Hansen i Allstad.

Skjermbilde fra Asta 5 som ble lansert i 2007

2007 – Versjon 5 gjør programvaren mer fleksibel og framtidsrettet

Siden oppstarten i 1995 hadde Asta vært i jevn utvikling, med flere oppdateringer og nye versjoner som gradvis forbedret funksjonaliteten. Midten av 2000-tallet var preget av økende digitalisering i offentlig sektor, og brukerne stilte høyere krav til systemer som skulle forvalte arkiver. Det ble en periode diskutert om Asta burde erstattes av et svensk alternativ, men denne løsningen ble lagt til side. I stedet ble det satset på å bygge videre på Asta versjon 3.

Asta 5 ble lansert i 2007 som etterfølgeren til Asta 3, og markerte starten på en ny fase i utviklingen av systemet. Som de tidligere utgavene var det laget for registrering av historiske og avsluttede arkiver, og kunne brukes både i små og store institusjoner, uavhengig av om arkivskaper var statlig, kommunal eller privat. Blant nyvinningene var muligheten til å knytte digitale filer til arkivbeskrivelsene, og etter hvert ble det utviklet funksjoner for massedigitalisering. Med koblingsprotokollen kom også muligheten til å legge inn informasjon om elektroniske arkiver, noe som utvidet bruksområdet ytterligere.

Som supplement ble Asta online utviklet, et raskere verktøy for enklere registrering og den første nettbaserte Asta-løsningen. Flere av funksjonene som senere ble videreført i Asta 7 ble først introdusert her, blant annet muligheten til å redigere direkte i visningsruten og skreddersy etiketter.

2010 – Arkivportalen var med på å demokratisere arkivene

Gjennom 2000-tallet vokste forventningene om at arkiver skulle være tilgjengelige digitalt, på samme måte som andre offentlige tjenester. Lanseringen av Arkivportalen i 2010 ble derfor en milepæl både for Stiftelsen Asta og for hele arkivsektoren. For første gang ble det mulig å søke i arkivbeskrivelser fra mange ulike institusjoner på ett sted. Brukerne fikk enklere tilgang til store mengder materiale og kunne bestille arkivsaker direkte, en betydelig forenkling sammenlignet med tidligere praksis.

Selv om tjenestetilbudet varierer mellom institusjoner, og ikke alle arkiver er publisert i portalen, innebar den åpne tilgangen et viktig skifte. Kilder som tidligere hadde vært vanskelige å oppdage, ble nå mer synlige for forskere, studenter, journalister og privatpersoner. Samtidig fikk arkivinstitusjonene et felles digitalt ansikt utad, og Arkivportalen bidro til å løfte synligheten til hele sektoren.

Stiftelsen Asta har blant annet lokaler i fjellet under Riksarkivet

2015 – Mediekonvertering blir en kjernevirksomhet

Fra midten av 2010-tallet skjedde et tydelig skifte i arkivsektoren. Arkivverket begynte å oppfordre til at arkiver skulle avleveres digitalt i stedet for på papir, og mange virksomheter så samtidig fordelen av å digitalisere egne papirarkiver for intern bruk. Gevinstene var åpenbare: enklere tilgang for saksbehandlere, mindre behov for fysisk lagringsplass og muligheten til å kassere store mengder papir.

For Stiftelsen Asta åpnet dette et nytt kapittel. Digitalisering og mediekonvertering vokste raskt frem som en sentral del av virksomheten, og utviklingen gikk raskere enn mange hadde forutsett. Stiftelsen måtte investere betydelig i utstyr, kompetanse og nye arbeidsprosesser for å møte etterspørselen, og på kort tid ble mediekonvertering et av våre viktigste satsingsområder.

En avgjørende styrke var den arkivfaglige erfaringen som allerede var opparbeidet gjennom flere tiår. De samme prinsippene for ordning og kvalitet kunne videreføres i digitaliseringsprosjektene, noe som gjorde omstillingen enklere for både medarbeidere og kunder. Dermed kunne Stiftelsen Asta raskt ta en ledende posisjon i et marked der flere aktører allerede var etablert.

Blant de store oppdragene i disse årene var omfattende digitalisering av sakarkiver, inkludert prosjekter på flere tusen hyllemeter for offentlige institusjoner. Denne satsingen markerte et vendepunkt for stiftelsen: mediekonvertering ble en kjernevirksomhet som skulle prege utviklingen videre inn i 2020-årene.

Den midlertidige avdelingen i Vestby under pandemien ble en permanent lokasjon

2020 – Nye løsninger under pandemien

Da pandemien rammet i 2020, ble Riksarkivbygningen stengt ned sammen med andre statlige bygg. Stiftelsen Asta mistet dermed tilgangen til egne lokaler, og produksjonen sto i fare. For å holde hjulene i gang ble det etablert en midlertidig avdeling i Vestby, i samarbeid med lagringsleverandøren Iron Mountain. Løsningen viste seg å fungere godt, og avdelingen ble senere en permanent del av virksomheten.

Samtidig ble kursvirksomheten tilpasset en ny situasjon. Med fysiske samlinger på vent ble digitale kurs utviklet og raskt tatt i bruk. Dette gjorde det mulig å nå ut til deltakere i hele landet, og har siden vært et fast supplement til de fysiske tilbudene.

Stiftelsen Asta tilbyr både fysiske og digitale kurs

2022 – Asta 7 blir et tidsskille for elektroniske arkiver

Lanseringen av Asta 7 var «et tidsskille med elektroniske arkiver» sier Trond Negaard, avdelingsleder for programvare og elektroniske arkiver i Stiftelsen Asta.

Asta 7 var allerede i planleggingsfasen da pandemien kom, og da versjonen ble tatt i bruk markerte det overgangen til en ny digital epoke for arkivsektoren. Arkivverket hadde i økende grad etterspurt digitale avleveringer, både for å sikre bedre bevaringsløsninger og fordi kapasiteten til å ta imot og lagre store mengder papir var under press. Samtidig vokste forventningene i samfunnet om digital tilgang til kildene.

Mens tidligere versjoner av Asta hadde vært katalogsystemer med røtter i papirarkivene, ble Asta 7 utviklet for å møte kravene til elektroniske leveranser. Programvaren kunne både videreføre klassisk registrering etter internasjonale standarder og ta imot digitalt skapte arkiver og digitaliserte dokumenter.

Overgangen var omfattende, ikke minst for Arkivverket, der millioner av arkivenheter ble migrert fra Asta 5 til Asta 7. Prosessen ble kvalitetssikret gjennom tett samarbeid mellom Stiftelsen Asta og fagpersoner i sektoren, og viste hvordan det nye systemet kunne overta som felles plattform.

2025 – Tre tiår med Asta og blikket fremover

Tre tiår etter etableringen fremstår Stiftelsen Asta som en sentral aktør i arkivsektoren. Fra den spede starten i 1995 med målet om å utvikle et felles system for arkivbeskrivelse, har stiftelsen vokst til å bli en kompetansebedrift som leverer programvare, digitalisering, rådgivning og kurs til kunder over hele landet.

Utviklingen har samtidig gitt Asta relevans utover Norges grenser. I løpet av de siste årene har også Københavns Stadsarkiv (byarkivet i København) og 20 andre danske kommuner, samt Nasjonalarkivet og to andre institusjoner på Færøyene tatt i bruk programvaren. Det viser hvordan en norsk løsning, utviklet på arkivsektorens egne premisser, kan ha verdi også i en nordisk sammenheng.

Jubileet gir rom for å se tilbake, men også til å se fremover. Arkivsektoren står foran store oppgaver med elektroniske arkiver, nye teknologier og økte krav til langtidslagring. Behovet for standarder, samarbeid og kompetanse er like aktuelt som i 1995, og Stiftelsen Asta vil fortsatt være en viktig del av løsningen.

Med blikket rettet mot fremtiden, fortsetter vi å utvikle løsninger som bevarer fortiden.