Slik gjør QR-koder arkivene smartere
- ingridlien
- for 5 timer siden
- 3 min lesing
Det skal være enkelt å finne igjen det som er bevart. Med QR-koder på etiketter blir avstanden mellom arkivboksen og det digitale systemet kortere enn noen gang.
QR-koder, eller "Quick Response"-koder, ble utviklet i Japan i 1994 av selskapet Denso Wave, opprinnelig for å spore deler i bilproduksjon. I motsetning til tradisjonelle strekkoder, som kun kan lagre informasjon horisontalt, er QR-koder todimensjonale og kan romme langt mer data – som tekst, lenker og annen digital informasjon. I dag er QR-koder blitt en del av hverdagen vår, og brukes til alt fra menyer på restauranter til billettsystemer og betaling. Koden skannes med et mobilkamera eller nettbrett, som umiddelbart åpner innholdet – typisk en nettside eller en app. Nå finner QR-kodene også veien inn i arkivmagasinet.
Etiketter som peker rett til Asta 7
I Asta 7 kan man generere QR-koder direkte på etikettene til arkivstykker og hylleplasseringer. Hver kode er knyttet til en unik objekt-ID i systemet, og åpner objektet direkte i Asta 7 når du skanner med mobil eller nettbrett. Det forenkler arbeidet med å identifisere, flytte og holde oversikt over arkivmateriale, særlig i magasiner med mange hyllemeter.
Etikettene lages enkelt via eksportfunksjonen i Asta 7. Du kan velge blant ferdige maler eller designe dine egne – med tilpasset layout, informasjon og valg mellom tekst, QR-kode eller begge deler. Når de er skrevet ut og festet på esker eller hyller, fungerer de som praktiske koblinger mellom det fysiske materialet og det digitale arkivet.
Skann, registrer og flytt direkte i Magasinstyring
I modulen Magasinstyring finnes funksjonen Skann hylle og elementer. Med denne kan du enkelt skanne koder på arkivstykker og hyller, og jobbe videre med dem direkte i Asta 7.
Dermed blir det mulig å registrere plasseringer fortløpende. For eksempel:
Du triller inn ferdig etiketterte esker til magasinet
Du plasserer dem på en ledig hylle
Du skanner først etikettene, deretter hyllekoden – og plasseringen oppdateres automatisk i Magasinstyring i Asta 7
Siden QR-koden identifiserer objektet via en varig ID, forblir den gyldig selv om stykket flyttes i systemet. Det betyr at du trygt kan endre plasseringer uten å måtte skrive ut nye etiketter.
En etterspurt funksjon
QR-kode-funksjonen i Asta 7 ble utviklet etter innspill fra brukerne – særlig fra arkivinstitusjoner med store magasiner og omfattende flytteprosjekter. Et eksempel er et tidligere samarbeid med Arkivverket og Nasjonalbiblioteket, der store mengder materiale skulle flyttes fra Hamar til Mo i Rana. Her var det avgjørende å kunne spore eskene underveis, og QR-koder bidro til en mer effektiv prosess i et helautomatisk fjernlager med robotisert håndtering.
Et annet og mer aktuelt eksempel er fra mai i år, da Innovasjon Norge fikk innvilget avlevering av arkivet etter Statens veiledningskontor for oppfinnere. Arkivet er tidligere ordnet av Stiftelsen Asta og lagret hos Iron Mountain, og skal nå sendes til Arkivverkets depot i Mo i Rana. Denne gangen er det Stiftelsen Asta som står for den praktiske gjennomføringen – fra bestilling av etiketter og paller til klargjøring for transport. QR-kodene gjør det enklere å sikre sporing, oversikt og riktig registrering gjennom hele flytteprosessen.
QR-koder åpner nye dører
Bruken av QR-koder i arkivarbeid er fortsatt i startfasen, men teknologien åpner for mange nye muligheter. Når hvert enkelt arkivstykke enkelt kan skannes og kobles direkte til metadata i Asta 7, ligger alt til rette for mer effektiv sporing, oppdatering og kontroll – også ved store flytteprosjekter, kvalitetssikring eller kassasjon. QR-teknologien gjør det mulig å integrere praktiske arkivrutiner med digital logistikk i automatiserte magasiner. Med enkle grep sikrer man både presisjon og sporbarhet – og bygger samtidig et system som er klart for fremtidens behov.
Vi i Stiftelsen Asta følger utviklingen tett – og lytter gjerne til behov, erfaringer og forslag fra dere som jobber med dette i praksis.
Commentaires