Vi hjelper med nye krav til dokumentasjonsplan
Arkivregelverket stiller nye krav til virksomhetenes dokumentasjonsplaner. Asta bistår gjennom hele prosessen, fra kartlegging til ferdig plan.
Det nye arkivregelverket trådte i kraft 1. januar 2026. Virksomheter som omfattes av arkivloven, skal ha en oppdatert dokumentasjonsplan. De overordnede kravene til planen følger av arkivloven § 8, mens arkivforskriften § 12 stiller ytterligere krav til innholdet.
Dokumentasjonsplanen skal blant annet gi oversikt over dokumentasjonen som blir til som en del av virksomheten, hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv, og hvordan dokumentasjonen lagres. For mange virksomheter innebærer dette et omfattende kartleggings- og vurderingsarbeid.
Ny veileder fra Nasjonalarkivet
Nasjonalarkivet har publisert en veileder for å vurdere hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv. Målet med veilederen er å sette virksomhetene i stand til selv å gjøre denne vurderingen. Som grunnlag for arbeidet anbefaler Nasjonalarkivet blant annet å gjennomføre en systemkartlegging og en funksjons- og prosessanalyse.
En systemkartlegging skal gi oversikt over informasjonssystemene virksomheten bruker, hva systemene brukes til og hvilken dokumentasjon som finnes i dem. En funksjons- og prosessanalyse tar utgangspunkt i hva virksomheten gjør, hvordan oppgavene utføres og hvilken dokumentasjon som skapes i de ulike funksjonene og prosessene.
Kartleggingene gir ikke bare grunnlag for å oppfylle arkivplikten og kravene til dokumentasjonsplanen. De kan også gi bedre oversikt over virksomhetens dokumentasjon og systemer og bidra til bedre ressursbruk, informasjonssikkerhet, internkontroll, styring og utvikling. Resultatet danner dessuten grunnlag for å vurdere hvilken dokumentasjon som skal bevares for ettertiden, og hvor lenge øvrig arkivmateriale skal bevares.
På bakgrunn av kartleggingene skal virksomheten vurdere hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv. Vurderingen gjøres med utgangspunkt i kriteriene i arkivforskriften § 1 og skal inngå i dokumentasjonsplanen.
– Det kan være krevende å vite hvor man skal begynne. Mange virksomheter må både kartlegge en rekke systemer og få oversikt over hvilke funksjoner og prosesser som skaper dokumentasjon. Ved siden av den daglige driften kan dette bli et omfattende arbeid, sier Trond Negaard, avdelingsleder for programvare og elektroniske arkiv i Asta.
Vi kan bistå med dokumentasjonsplanen
Asta kan bistå gjennom hele prosessen, fra den innledende kartleggingen til arbeidet med selve dokumentasjonsplanen. Vi kan blant annet gjennomføre systemkartlegging og funksjons- og prosessanalyse, hjelpe med vurderingen av hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv, og utarbeide dokumentasjonsplanen i samarbeid med virksomheten.
Ta gjerne kontakt dersom dere ønsker å vite mer om hvordan vi kan bistå med dokumentasjonsplan.
Trond Negaard
Avdelingsleder for programvare og elektroniske arkiv
E-post: hjelp@stiftelsenasta.no
Tlf: 23 89 89 35
Kommentarer