Selv erfarne Asta-brukere kan lære noe nytt
Smarte snarveier, nye funksjoner og mer effektive arbeidsmetoder. Vi har snakket med kursholder Pernille Fredriksen om hva du kan lære på kurs hos Asta, og om høstens kurstilbud.
Pernille Fredriksen har holdt kurs hos Stiftelsen Asta i over ti år. Hun har lang erfaring med opplæring innen både arkivfaget og bruk av programvaren Asta.
Hvorfor bør man ta kurs, selv om man allerede kjenner Asta godt?
– Jeg har hatt deltakere som har jobbet i Asta i flere år, og som etter kurset sier at dette skulle de gjort for lenge siden. Selv om man kjenner programmet godt, kan man oppdage nye funksjoner, smarte snarveier og enklere måter å løse oppgavene på.
Pernille trekker fram noen konkrete eksempler:
– Hvis man skal opprette mange arkivenheter av samme type, finnes det måter å gjøre det raskere på. I Asta 7 kan man også tilpasse hvilke registreringsfelter som vises, slik at man får fram det man trenger og slipper unødvendig informasjon. Slike tilpasninger kan gjøre arbeidet mer effektivt.
Hvem passer kursene for?
– Vi har deltakere med veldig ulik bakgrunn. Noen er helt nye både i arkivfaget og i Asta, mens andre har jobbet med arkiv i mange år. Derfor tilbyr vi kurs på forskjellige nivåer.
– I tillegg til programvarekurs tilbyr vi et arkivfaglig introduksjonskurs som tar for seg arkivordning, ordningsprinsipper, relevant lovverk og praktisk arbeid med ordning av arkiver.
– På kurset Asta 7 basis går vi gjennom det grunnleggende innen arkivregistrering i programvaren Asta, men kommer også inn på enkelte mer avanserte funksjoner. Kurset er beregnet på dem som skal ta i bruk Asta 7 for første gang, og dem som ikke har brukt programmet på lenge og trenger en grundig oppfriskning. Det egner seg også for nybegynnere innen arkivfaget, siden vi gjennomgår grunnleggende arkivfaglige prinsipper, som arkivstruktur og allment arkivskjema.
– Overgangskurset fra Asta 5 til Asta 7 er derimot beregnet på brukere som har jobbet mye i Asta 5, og som nå har konvertert til Asta 7. Det vil si brukere som allerede har arkivfaglig erfaring, og som er kjent med hvordan programvaren er bygget opp. Der konsentrerer vi oss om hva som er nytt i Asta 7, og hvordan man utfører de ulike oppgavene i den nye versjonen.
Dere tilbyr nå også kurs i magasinstyring og søk. Hva kan deltakerne lære på disse kursene?
– På magasinstyringskurset lærer deltakerne hvordan de kan bygge opp et digitalt depot med tilhørende magasiner i Asta 7, slik at det gjenspeiler de fysiske magasinene og hyllene i depotet deres. Vi går også gjennom hvordan man plasserer arkivmaterialet på hyllene i systemet, slik at man har kontroll over hvor materialet, både bestandsenheter og arkivstykker, befinner seg og hvor mye plass det tar.
Pernille forteller at magasinstyringen i Asta 7 gir flere valgmuligheter enn i Asta 5, og at kurset derfor også er relevant for dem som har erfaring med den tidligere versjonen.
– På søkekurset går vi gjennom de ulike søkefunksjonene i Asta 7 og hvordan man kan bruke dem best mulig. Deltakerne oppfordres til å sende inn spørsmål og konkrete søkeutfordringer på forhånd, slik at vi kan ta opp problemstillinger som er relevante for dem.
Kan virksomheter få kurs som er tilpasset deres egne behov?
– Ja, vi tilbyr også skreddersydde kurs for virksomheter som vil gi sine ansatte opplæring i Asta. Da tilpasser vi innholdet etter hva som er mest relevant for dem. Noen temaer kan få ekstra oppmerksomhet, mens andre kan utelates helt. Vi kan også utvikle egne kursopplegg innen områder som ikke dekkes av de ordinære kursene.
Søkekurset er et eksempel Pernille mener egner seg spesielt godt for tilpasning.
– Ulike institusjoner bruker søkefunksjonene i Asta på forskjellige måter. Derfor kan det være særlig nyttig å holde søkekurs med utgangspunkt i virksomhetens egen Asta 7-base. Da kan vi jobbe med konkrete søkeutfordringer som deltakerne møter i arbeidshverdagen.
Skreddersydde kurs kan gjennomføres digitalt eller fysisk hos kunden.
Hvordan foregår kursene i praksis?
– Det varierer litt fra kurs til kurs. På flere av kursene får deltakerne jobbe med praktiske oppgaver i en egen kursbase. Da kan de prøve ut funksjonene selv, stille spørsmål underveis og få hjelp dersom de står fast. Andre kurs, som søkekurset og det arkivfaglige introduksjonskurset, er mer basert på gjennomgang og demonstrasjon.
Pernille oppfordrer deltakerne til å oppgi litt om egen erfaring og hva de håper å lære når de melder seg på.
– Jo mer jeg vet om deltakernes bakgrunn og forventninger, desto bedre kan jeg tilpasse undervisningen slik at de får mest mulig ut av kurset.
Finn et kurs som passer for deg
Se oversikten over kommende kurs og meld deg på via Astas kurssider:
Virksomheter som ønsker skreddersydd opplæring, kan kontakte oss for å diskutere behov og muligheter.
Kommentarer