Arkivpakke - en digital gave som varer

Hvordan kan vi sørge for at digitale dokumenter fortsatt er lesbare, forståelige og til å stole på om 10, 50 eller 100 år?

Arkivpakker er kjernen i hvordan vi tar vare på både digitalt skapt materiale og digitaliserte papirarkiver på en trygg, dokumentert og standardisert måte. De sikrer at viktig informasjon fra forvaltningen, kulturlivet og samfunnet ellers ikke går tapt i møte med teknologisk utvikling.

Hva er en arkivpakke?

En arkivpakke (også kalt avleveringspakke eller deponeringspakke) er en strukturert og dokumentert enhet, satt sammen for langtidsbevaring i et digitalt arkivdepot. Den kan inneholde dokumenter, bilder, databaser eller digitaliserte versjoner av papirarkiv – samt metadata og dokumentasjon som forklarer hva materialet er, hvem som har laget det, og hvordan det har vært brukt.

Man kan se på arkivpakken som en "container" som følger internasjonale og nasjonale standarder, og som er laget for å tåle både tidens tann og teknologisk endring. Ifølge OAIS-standarden (ISO 14721) finnes det tre typer informasjons­pakker:

• SIP (Submission Information Package) – avleveringspakken som lages hos arkivskaper

• AIP (Archival Information Package) – bevaringspakken som lagres i depot

• DIP (Dissemination Information Package) – pakken som brukes ved innsyn og tilgjengeliggjøring

DIAS – norsk standard for digitale arkivpakker

For å sikre en felles og forutsigbar måte å bygge opp digitale arkivpakker på i Norge, ble prosjektet DIAS (Digital arkivpakkestruktur) etablert. Det var et samarbeid mellom Riksarkivaren, flere kommunale depotinstitusjoner og Norsk Kulturråd, og hadde som mål å lage en «standard for bruk av standarder» – altså en tydelig modell for hvordan eksisterende internasjonale standarder skal brukes sammen i norske digitale arkiv.

DIAS bygger på OAIS-modellen (ISO 14721) og benytter blant annet følgende standarder:

• METS – for struktur og pakkeinformasjon

• PREMIS – for bevaringsmetadata

• EAD og EAC-CPF – for arkiv- og aktørbeskrivelse

• ADDML – for teknisk struktur og beskrivelse av tabelluttrekk

• MIX – for metadata knyttet til digitale bilder

I prosjektets siste fase ble det også utviklet et forvaltningssystem tilpasset DIAS-modellen, basert på det svenske ESSArch. Dette er et depotstyringssystem med åpen kildekode som håndterer hele livssyklusen til en arkivpakke – fra mottak og testing til lagring, migrering og bevaring. DIAS-versjonen av ESSArch ble implementert ved Arkivverket, og brukes i dag også av flere kommunale depotinstitusjoner.

En standardisert prosess – fra uttrekk til depot

Før et arkiv overføres til depot, må det først trekkes ut av det systemet det ble skapt i. For digitalt skapt materiale kan det være snakk om uttrekk fra et fagsystem (som Asta 7), et Noark 5-journalføringssystem eller fra databaser (f.eks. SIARD eller tabelluttrekk). For papirarkiver gjelder det å sikre god nok kvalitet på digitalisering og dokumentasjon.

Deretter pakkes uttrekket med programmet Arkade 5, som hjelper brukerne å følge gjeldende pakkestandarder. Her legges det til metadata, arkivbeskrivelser og teknisk dokumentasjon – alt samlet i en såkalt SIP. Etter testing overføres pakken til depot via Arkivverkets opplastingsløsning.

Organisering og gjenbruk

DIAS åpner også for versjonering og oppfølging gjennom egne metadatafiler som AIC (arkivsamlepakker) og AIU (arkivoppdateringspakker). Dette gjør det mulig å dokumentere oppdateringer og ulike generasjoner av arkivmaterialet – uten å miste kontroll på originalversjonen. Dette er en særnorsk løsning som gjør bevaringen mer robust og etterrettelig.

Hvorfor er dette viktig?

En godt strukturert arkivpakke er mer enn bare en teknisk løsning – den er en investering i framtidens tilgang på kunnskap. Når vi pakker digital informasjon på riktig måte, legger vi til rette for at innholdet skal kunne brukes som dokumentasjon, forskning og innsikt for dem som kommer etter oss. Og vi gjør det mulig å forstå materialet i den sammenhengen det ble skapt, med full sporbarhet og autentisitet.

---

Har du spørsmål om hvordan arkivpakker lages, testes og overføres? Ta gjerne kontakt med oss – vi hjelper deg på vei til en trygg digital bevaring.