Mot slutten av året i fjor ble stiftelsen tildelt begge kontraktene i forbindelse med Utenriksdepartementets (UD) store utlysning «Ta Norge hjem». Nærmere 3000 hyllemeter skal ordnes og digitaliseres de neste årene.
Stiftelsen Asta ble som en av tre tilbydere valgt ut til å gi tilbud på rammeavtalen i fjor høst. Selve tilbudet ble levert i slutten av september, med påfølgende forhandlinger hos UD. Utlysningen var delt i to like store kontrakter, og stiftelsen ble tildelt begge. For Stiftelsen Asta innebærer dette mye og spennende arbeid i årene som kommer, og representerer også en fortsettelse på et mangeårig samarbeid med UD.
«Ta Norge hjem» Men nå begynner jobben. De neste fire årene skal stiftelsen sikre UDs stasjonsarkiver for fremtiden. Det gjør vi ved å hente inn arkiver fra om lag 100 utenriksstasjoner og ambassader rundt om i verden. Arbeidet med å pakke ned papirarkiver er allerede i gang. Å flytte alle arkiver fra utestasjonene og hjem til Norge er ikke noe som er gjort i en håndvending. UDs egen betegnelse på denne store operasjonen er da også treffende nok “Ta Norge hjem”.
Pandemi ekstra utfordring Nedstengte land og byer over hele verden som følge av pandemien har gjort dette arbeidet ekstra utfordrende, og situasjonen endrer seg hele tiden. Dette gjør jobben med å hente inn arkivene til Norge krevende. Mesteparten av arkivmaterialet skal digitaliseres, både med og uten en elektronisk journal, og arbeidet skal foregå både i stiftelsens lokaler og på UD. Det er også inkludert rundt 20 elektroniske uttrekk i avtalen.
UD, Arkivverket og stiftelsen i prosjektgruppen Selve avleveringsprosessen er også svært omfattende, med store krav til prosjektorganisering og planlegging. I prosjektets styringsgruppe sitter representanter fra stiftelsen, UD og Arkivverket. Prosjektet er arkivfaglig krevende med en rekke arkivskapere, sideakkrediterte stasjoner, lange tidsspenn og flere baser med elektronisk journal. Arkivmaterialet er komplekst, og det må i tillegg foretas bevarings- og kassasjonsvurderinger før avlevering på deler av arkivene.
Viktig dokumentasjon blir tilgjengelig Papirarkiv med tilhørende elektronisk journal skal mediekonverteres inn i journaluttrekk før avlevering til Arkivverket. Papirarkiv uten elektronisk journal skal også digitaliseres. Gode registreringer og arkivbeskrivelser er sentrale for senere bruk. På denne måten vil UD tilgjengeliggjøre dokumentasjon på gjennomføringen av norsk utenrikspolitikk.
Sammenhengende rammeavtaler Nå er ikke Stiftelsen Asta en helt ukjent aktør for UD. De siste 15 årene har vi hatt sammenhengende rammeavtaler om ordning av papirarkiver. Mer enn 7000 hyllemeter er blitt ordnet i løpet av denne perioden. Dette har i hovedsak vært arkiver som UD har oppbevart på Victoria Terrasse, samt eldre arkiver fra ambassader, konsulater og legasjoner. I 2012 ble samarbeidet med stiftelsen organisert i et ordningsprosjekt av UDs sakarkivserier fra 1960 til 2010.
Mange har bidratt Nå skal altså et nytt kapittel skrives ved at Stiftelsen Asta skal hente inn arkiver fra all verdens kontinenter.
-Dette har vært mye jobb, og mange har bidratt i prosessen. Vi er svært fornøyde over at vi ble tildelt begge kontraktene. For stiftelsen betyr det mye at vi nå får bygd opp ytterligere ordrereserver. Det gir en enda mer forutsigbar økonomi i en litt uforutsigbar koronatid, sier daglig leder Morten A. Evensen i Stiftelsen Asta.
Har utvidet i Vestby Som en direkte følge av at stiftelsen vant UD-anbudene, er kapasiteten ved Avdeling Vestby nå blitt utvidet. Et tilleggslokale er blitt leid, og digitaliseringsenheten vil i løpet av den nærmeste fremtid legge deler av sin virksomhet dit.
Stor fjær i hatten -Dette er en stor fjær i hatten til stiftelsen, og sikrer spennende prosjekter, god bemanning og inntekter de neste årene. Nå gjenstår det bare å levere, sier daglig leder Morten A. Evensen i Stiftelsen Asta.