Arkivkonsulentene i stiftelsen er som vanlig først ute. De har hatt funksjoner for arkivordning til utprøving siden i fjor høst. Nå tar de i bruk Asta 7 også for digitalisering. Produkteier Håkon Jensen i Stiftelsen Asta ønsker at flere nå blir med og prøver ut programmet.
Prøvd ut siden i fjor høst
En enkel prototype av det nye arkivprogrammet Asta 7 var klar i april / mai. Siden i fjor høst har programmet vært prøvd ut av superbrukere ved stiftelsens avdeling i Vestby. Skal vi tro tilbakemeldingene derfra og fra testbrukere hos kunder, ja da har resten av arkiv-Norge mye å glede seg til.
Når blir programmet gjort tilgjengelig også for brukere utenfor stiftelsen, produkteier Håkon Jensen?
-Vi har for øyeblikket tre spor. Vi fokuserer på Asta 5-brukere, slik at de kjenner seg i igjen i Asta 7. Vi jobber hardt med en ny digitaliseringsflyt, og sist, men ikke minst, funksjonalitet for NOARK 5. Vi dekker et stort spekter av funksjonalitet nå, og vi ønsker tilbakemelding på hva vi bør prioritere videre. Det er fullt mulig å jobbe videre med Asta 5 og samtidig teste ut Asta 7. En betingelse for å ta Asta 7 i bruk hos stiftelsen var muligheten for å konvertere arkivene til Asta 5 ved store utfordringer. Heldigvis har vi unngått å måtte foreta en slik operasjon. Nå oppfordrer jeg derfor alle som er interessert til å prøve ut Asta 7 til å ta kontakt. Det kan du gjøre på e-post til hakon@stiftelsenasta.no, sier han.
Løpende utvikling Asta 7 blir utviklet fortløpende, og nye funksjoner blir lagt til jevnlig. Det vil altså ikke bli én enkelt slippdato hvor et komplett program med alle tenkelige funksjoner er inkludert.
Hva gjør Asta 7 så mye bedre enn forgjengeren? -La meg først bare skyte inn at det er veldig mye bra funksjonalitet i Asta 5! Grensesnittet trenger imidlertid et stort løft, og det er ingen hemmelighet at ting kan ta litt tid i Asta 5. Et eldre rammeverk gjør også endringer i Asta 5 utfordrende, sier programeieren. Den største fordelen med Asta 7 er at den kan tilpasses både kjente standarder, så vel som fagsystemer av forskjellig slag.
Eksempel på Asta 7 – ISAD(G) som viser Norges Banks arkiv Sølvskatten.
Søk på tvers av arkiv og arkivstandarder i Asta 7. Over ser vi treff i ISAD(G) og NOARK5.
Har utviklingen av den nye programvaren gått omtrent som forventet? -Vi har hatt et sterkt teoretisk fokus på å gjøre kjernen av Asta 7 så dynamisk som mulig, og utvikle en modell vi kan leve med i mange år fremover. Det har til en viss grad gått på bekostning av fokus på grensesnittene. Den siste tiden har vi imidlertid hatt økt oppmerksomhet på nettopp grensesnittene. Med de kontinuerlige tilbakemeldingene vi får fra kollegaene i Asta, har vi fått løftet brukeropplevelsen mange hakk! Det uttaler en fornøyd Håkon Jensen.
Har det vært spesielle utfordringer knyttet opp mot å utvikle et program spesifikt for arkivregistreringer? -Programvaren har mange forskjellige brukere med sterkt varierende behov. Det har kanskje vært vår største utfordring. Vi får mange gode tilbakemeldinger fra våre kollegaer i Asta. Samtidig jobber vi med å nå ut til andre typer brukere, slik at programvaren får innspill fra et bredt utvalg. Det kan selvfølgelig være en fare at vi får en slagside her. Vi oppfordrer derfor de som har mulighet til å bli med å hjelpe oss med å forme Asta 7, sier han.
Hvordan ligger vi an i utviklingen nå? -Vi nådde en milepel da Asta tok programvaren i bruk sent i høst. Det var spennende, men bød også på noen utfordringer. Heldigvis var disse utfordringene av en karakter vi ønsket, og som drev utviklingen av programvaren fremover. Høsten ga mange gode eksempler på at programvaren formes av faktiske brukere. Det er utrolig gøy å jobbe med fagpersoner som virkelig brenner for sitt felt slik som våre pilotbrukere, sier Håkon Jensen.
IKA’ene og Arkivverket
To av de største brukermiljøene for Asta 7 er IKA’ene (interkommunale arkivinstitusjoner) og Arkivverket. Stiftelsen sikter mot å dekke IKA’enes behov i løpet av året. For Arkivverket vil det ta litt lenger tid.
Digitaliseringsprosjekt
Neste milepel blir en god digitaliseringsflyt inn i Asta 7.
-Vi går opp prosessen både på programvare utenfor Asta 7, samt nødvendig funksjonalitet i Asta 7. Vi automatiserer det vi kan. samtidig som vi beholder den manuelle kontrollfunksjonen. Målet er en effektiv prosess med fokus på kvalitet. For øyeblikket jobber vi med PixEdit, et utbredt program blant våre kunder, for å skape en god prosess for digitale filer inn i Asta 7. Vi legger også opp til at digitalisering kan tilpasses hvert prosjekt sitt behov, sier Jensen.
Er det en eller flere positive ting ved Asta 7 som du vil trekke spesielt frem?
-I tillegg til den dynamiske modellen er det befriende at Asta 7 ikke må installeres på hver enkelt datamaskin, siden den benytter nettleseren. De rullende oppdateringene gjør at det jevnlig vil komme nye funksjoner og oppdateringer, forklarer Håkon Jensen. Han legger til:
-Vi har API’er for de som ønsker å integrere eller å lage egne spesialtilpassede brukergrensesnitt. Man kan benytte de grensesnittene vi tilbyr, eller kun benytte Asta Kjerne som en tjeneste for andre systemer, sier han. Og fortsetter:
-Asta 7 kan kjøres både lokalt og i skyen. De fleste nye programmer baserer seg på å kjøre i skyen, og vi benytter skytjenester til mange av de installasjonene vi har gjort i Asta-regi. Når det er sagt er det fortsatt behov for å kjøre Asta 7 bak en sikker brannmur eller uten nettforbindelse. Vi støtter alle varianter, forklarer Jensen.
Trenger man kurs for å bruke Asta 7? -For de som er vant med Asta 5 er det nå lett å kjenne seg igjen i Asta 7. Den daglige bruken skal være intuitiv, og man vil plukke opp hvordan grensesnittet fungerer ganske raskt. Det er sikkert likevel en fordel å ta et kurs for å komme raskt i gang. Vi jobber med dokumentasjonen som ligger tilgjengelig på Internett, og vi vil vedlikeholde denne etter hvert som vi legger til flere funksjoner.
Innebygd hjelpefunksjon kommer
Lenke fra grensesnittet direkte til riktig avsnitt i hjelpemanualen er en funksjon mange har savnet i Asta 5. Dette er en funksjon utviklerne i Asta 7 vil få på plass etter hvert.
-Den avanserte bruken som det å lage en egen mal, sette tittelfelt(er), tilpasset renummerering etc., kan imidlertid være utfordrende for nye superbrukere. Her vil det likevel være behov for kurs eller en del egenlæring med dokumentasjonen, tror Jensen.
Lett å konfigurere I tillegg til den daglige bruken er det svært mange muligheter til å konfigurere og forme Asta 7 slik akkurat din organisasjon ønsker.
-Vi begrenser tilgangen til denne typen funksjonalitet til superbrukere, og her er det behov for en del trening før man blir komfortabel. Vi regner med å hjelpe nye brukere i gang med denne typen innstillinger i starten samt å tilby kurs, avslutter programeier Håkon Jensen.