top of page

Arkivverket har migrert til Asta 7


TO FORNØYDE HERRER: Prosjekteier Håkon Jensen og daglig leder Morten A. Evensen i Stiftelsen Asta rundet tidlig i juni en viktig milepæl med Asta 7.


Asta 5 er faset ut, og Arkivverket har nå gått over til å bruke Asta 7. Milepælen markerer overgangen til en ny og annerledes digital fremtid for bevaring og tilgjengeliggjøring av historiske arkiver.

Både innad i stiftelsen og ved en del andre arkivinstitusjoner har Asta 7 vært benyttet over lengre tid. Men hva er Asta 7 egentlig?

Asta 7

For de litt uinnvidde: Asta 7 et program for registrering av historiske arkiver, og avløser Asta 5 som var en ren katalogfunksjon. Asta 7 har imidlertid en helt annen oppbygning enn forgjengeren Asta 5. Foruten en mye råere hastighet i utføringen av oppgaver har Asta 7 også støtte for elektroniske arkivbaser samt arbeidsflyt for mediekonvertering.

ISAD-(G) Som i forgjengeren Asta 5 kan Asta 7 naturligvis også benyttes til «klassisk» registrering av ISAD-(G)-arkiver. Betegnelsen står for General International Standard Archival Description, og er en internasjonal standard for arkivbeskrivelse) En mer kjent norsk tilpasning er allment arkivskjema.

Funksjonalitet for fremtiden

Asta 7 inneholder imidlertid også en mer fremtidsrettet funksjonalitet som gjør det mulig å ta inn digitaliserte arkiver inkludert arbeidsflyt for mediekonvertering av dokumenter. I tillegg kan man få innsyn i digitalt skapte arkiver. Dersom arkivene har elektronisk journal kan man ta uttrekk av denne, og bruke metadataene i mediekonverteringen. I Asta 7 kan man få tilgang til arkivene sine med filer. I tillegg kan man legge til informasjon fra fagsystemer og annet inn i samme løsning.

Arkivverket

Arkivverket er den desidert største arkivinstitusjonen i Norge. De har naturlig nok flere og andre behov når det gjelder funksjoner i Asta 7 enn andre aktører. Håkon Jensen i Stiftelsen Asta har som produkteier hatt ansvaret for utviklingen av Asta 7, et ansvar han nå har på fjerde året. Akkurat hva er det vi har gjort for Arkivverket, Jensen?

Omfattende migrering -Vi har kopiert ut alle data fra Arkivverkets Asta 5 system. Disse konverterte vi til et Asta 7 format, slik at vi fikk disse inn i Asta 7. Dataene inkluderer innhold/metadata, bestillingshistorikk, magasinstyring og digitale filer. Om lag 12,5 millioner arkivenheter er migrert over til Asta 7. Det er ingen liten mengde, sier Jensen.

Kvalitetssikring Migreringen ble gjentatt flere ganger for å rette feil underveis. I tillegg har Arkivverket bidratt med et bredt spekter av fagpersoner underveis. Disse har testet og har gitt tilbakemeldinger når de har funnet feil. Eller når de har ønsket forbedringer av funksjonalitet som ikke var på plass i Asta 5.

Arkivverket har brukt Asta 7 siden juni -Siste runde med opprettinger ble utført i begynnelsen av juni, og etter dette har Arkivverket jobbet i Asta 7, forteller Håkon Jensen. Fra høsten 2022 har han og hans utviklingsteam hatt fullt fokus på funksjonalitet for ISAD-(G) og Asta 5 arkiv, for å imøtekomme Arkivverket og andre kunders behov.

Fokus på videre utvikling -Vi har nå et system som erstatter Asta 5 på en god måte, og vi har også forbedret mye i Asta 7. Arbeidet med å forbedre ISAD(G) i Asta 7 vil vi fortsette med. Men vi kan nå også fokusere på videre utvikling av andre områder av Asta 7. Det er mange spennende oppgaver å løse i arkivmiljøet, ikke minst innenfor innsyn og mediekonvertering, forteller han.

Arkivportalen

Asta 7 integrerer godt med Arkivportalen. Men for de kundene som allerede har publisert arkiv fra Asta 5 må man først avpublisere i Asta 5, og deretter publisere fra Asta 7. Asta har laget en automatisk prosess for dette, slik at dette ikke er en krevende operasjon. For Arkivverkets del gjenstår det bare å teste flyttingen av arkivene på Arkivportalen.

Skyløsning for drift

Arkivverket har også gått over til stiftelsens skyløsning for drift. Asta Drift er en løsning hvor man abonnerer på en tjeneste i stedet for å kjøpe eller leie en programvaretjeneste. For Asta Drift inkluderer tjenesten programvaren, serverdrift, oppdateringer, vedlikehold og brukerstøtte.

Bruk av Asta 7 ingen nyhet i Asta

Stiftelsens Avdeling for arkivordning og mediekonvertering benytter allerede Asta 7 i sin virksomhet. Nesten 40 medarbeidere ordner og mediekonverterer arkiver på oppdrag fra arkivskapere, sier daglig leder Morten A. Evensen i Stiftelsen Asta. Han legger til:

Innsynsløsning

-Også som ren innsynsløsning har Asta 7 funnet et marked. Stadig flere arkivskapere ønsker en innsynsløsning som en del av leveransen. Dette kommer i tillegg til deponering til depot, forteller Evensen.

Asta 7 gir store besparelser -Å ta i bruk hele Asta 7s funksjonalitet for elektroniske arkivbaser, mediekonvertering og tradisjonell arkivforvaltning, vil utløse høyere effektivitet og kostnadsbesparelser for arkivsektoren, avslutter Morten A. Evensen.

246 visninger0 kommentarer

Siste innlegg

Se alle

Comentarios


bottom of page