15 år med UD

Siden 2005 har vi sammenhengende ordnet 8000 hm med arkiver hos Utenriksdepartementet (UD) og i våre lokaler i riksarkivbygningen på Sognsvann. Dette materialet er blitt avlevert til Arkivverket i flere omganger.

I 2016 nådde stiftelsen en milepæl i arbeidet etter å ha ordnet 5 000 hyllemeter av dette materialet. I den sammenhengen publiserte vi to artikler på plattformen til vår forrige hjemmeside. Siden disse sakene dessverre ikke lenger er tilgjengelige publiserer vi derfor innholdet i disse på nytt.

I dag kan du lese del I av Ordning i UD: Bakgrunn. Erfaringer. UDs sakarkivserier. Del II om utenriksstasjonene kommer i morgen. God lesning!

Ordner 1000 hyllemeter i året av UDs arkiver:

-Mot en papirløs fremtid

Del I: Bakgrunn. Erfaringer. UDs sakarkivserier.

Underdirektør Erling Søraa ved Enhet for gradert dokumentforvaltning i Utenriksdepartementet har blikket festet mot en papirløs fremtid.

Stiftelsen Asta har hatt sammenhengende rammeavtaler om ordning av papirarkiver med Utenriksdepartementet siden 2005. I løpet av denne 10-årsperioden er det gjennomført avtaler for mer enn 40 000 timer på mer enn 60 forskjellige enkeltprosjekter. Totalt er det ordnet mellom 5000 og 6000 hyllemeter med arkivmateriale. Les mer om de unike prosjektene og om innholdet i UDs spennende arkiver.

Enorm mengde med papir

I starten ble det ordnet arkiver som opprinnelig sorterte inn under andre departementer, men som var blitt overført til UDs oppgaveområde. Eksempler på slike arkiver er arkiver som tidligere hadde sortert inn under blant annet Handelsdepartementet og Departementet for Utviklingshjelp / NORAD. Etter hvert ble det ordning av småkommisjonsarkiver, en rekke privatarkiver etter tidligere utenriksministere og ordning av UDs sakarkivserier fra 1960 til 1994. Men mer om dette senere.

Bakgrunnen for prosjektene

-Målet var å gjennomgå samtlige avsluttede papirarkiver for avlevering for de arkivene som var blitt «modne». Det vil si å få disse klargjort for fremtidig avlevering 25-30 år etter at de er blitt avsluttet. Vi ønsket å behandle og avvikle samtlige av våre papirarkiver etter Riksarkivets krav og bestemmelser en gang for alle. Det har vært tett kontakt med både Riksarkivet og arkivfaget i denne prosessen, sier underdirektør ved Enhet for gradert dokumentforvaltning i UD, Erling Søraa.

For å illustrere hvilke mengder arkivmateriale vi snakker om, har du sett for deg en sammenhengende rekke med arkivbokser lagt fra Utenriksdepartementet i Vika. Den rekka nådde ganske langt. Helt fra Vika, forbi Riksarkivet og et stykke overfor Sognsvann mot Ullevålseter ?

-Ja, det ble en strekning på hele åtte kilometer, smiler Søraa, som fortsetter:

-Nå inneholdt dette regnestykket både det arkivmaterialet som er blitt avlevert og det som er blitt kartlagt. Stiftelsen Asta står for fem-seks km på denne strekningen. Men resten har vi ordnet selv, sier Søraa.

Han legger til at Utenriksdepartementets arkiv ble helelektroniske fra 1. januar 2011. Alle arkiver frem til 2010 må derfor gjennomgås og ordnes for avlevering.

-Resten kan stå og vente på at de blir «modne». Når den dagen kommer er vi ferdig med papirverdener, sier Søraa, som legger til:

-Vi har imidlertid ikke fått på plass en elektronisk arkivløsning for gradert materiale. Departementsfellesskapet utreder nå elektronisk arkiv- og saksbehandlingssystem for lavgradert nett. Forsvarsdepartementet drifter nasjonalt begrenset nett-plattform, og det arbeides med et nasjonalt høygradert nett hvor flere aktører vil være med, sier Søraa.

UDs utestasjoner

Det er ikke bare ved Utenriksdepartementet hjemme i Norge behovet for ordning og avlevering av papirarkiver er stort. Også ved flere utestasjoner er det en jobb å gjøre:

-Det er laget et forprosjekt for å komme opp med en samlet plan. Vi er blitt enige om metode, og dette er en del av rammeavtalen som er inngått med Stiftelsen Asta. En del av løsningen vil være at Asta forestår å reise ut på stasjonene ved behov. Noen stasjoner vil imidlertid kunne gjøre dette arbeidet selv, og noen vil få fjernbistand fra departementene. Ambassaden i Sofia ble lagt ned i sommer, og her ble det gjennomført et pilotprosjekt hvor arkivet ble avsluttet og overført til ambassaden i Bucuresti. Dermed fikk vi implementert og prøvd ut i praksis hvordan det vil være å sende ut en ekstern leverandør, sier Erling Søraa.

Arbeidsoppgavene Stiftelsen Asta har utført for UD har primært vært ordning og bortsetting av eldre arkiver. I tillegg har det blitt utarbeidet bevarings- og kassasjonsplaner, utført kartlegginger, arkivflyttinger, rådgivning, utredningsarbeid og prosjekter ute på ambassadene. Fra 2015 er også rammeavtale om elektroniske uttrekk blitt inkludert i avtalen med Stiftelsen gjennom en egen anbudskonkurranse. Stiftelsen Asta har også hatt prosjekter gående for UD i Stiftelsens lokaler på Riksarkivet på Sognsvann i Oslo, parallelt med arbeidet for UD i deres lokaler. Siden oppstarten i 2005 har Stiftelsen nemlig også vært installert hos UD på Victoria Terrasse, med et stort ordningsrom og inntil seks medarbeidere engasjert på ulike ordningsprosjekter.

UDs sakarkivserier

Nye rammeavtaler om ordning på UD ble inngått etter anbudskonkurranser i 2010 og 2015. I 2012 ble samarbeidet med Stiftelsen organisert i et ordningsprosjekt av UDs sakarkivserier fra 1960 til 1994. Hele 5000 hyllemeter med uordnede papirarkiver ble identifisert i kartleggingen. Tallet inkluderer også sakarkivene for 1994-94, 1995-2000, 2000-2005 og 2005-2010. Stiftelsen er nå ferdig med ordning av hovedsakarkivene frem til og med 1995, og holder for øyeblikket på med perioden 1995-2000. Det ble satt som mål å ordne 1000 hyllemeter per år, og en kostnads- og tidsplan med prioriteringer ble satt opp. Det ble også inngått et nært samarbeid med Riksarkivet for faglige avklaringer rundt avlevering av materialet gjennom periodevise statusmøter.

Ordner 1000 hyllemeter hvert år

Ved utgangen av 2015 var det ordnet 2800 hyllemeter av dette materialet. Det har vært et prioritert mål å få ordnet og registrert 1000 hyllemeter hvert år. Dette målet har man lykkes med å innfri, og man ligger godt i rute også i forhold til å nå oppsatt mål for 2016.

-Med et lite forbehold om nødvendig finansering for neste år tatt i betraktning, så er det ingenting som tyder på at man ikke skal greie bli ferdig med hele prosjektet innen utgangen av 2017. De foreløpige budsjettsignalene er at vi vil få fullføre prosjektet slik vi har planlagt. Mitt entydige råd er å kunne fullføre prosjektet som planlagt. Et stopp vil kunne bli både dyrt og faglig krevende, sier Søraa.

Frigjøring av ressurser Fullføring av ordningsprosjektet samt gjennomføring og avlevering vil også kunne frigjøre ressurser til elektroniske journalbaser og arkivbaser. Vi har jobbet med overgangen fra papir til elektronisk helt siden 2005. Vi ivrer etter å avslutte papir og kunne konsentrere oss om alle oppgaver som følger med elektronisk arkiv. Vi har også inngått avtaler med Stiftelsen Asta om uttrekk av avsluttede baser, og ikke minst løsning for løpende uttrekk av aktive baser. Når vi har gjennomført disse to store oppgavene, samt fått skrudd på løpende uttrekksløsning, vil vi være i en helt annen tidsmessig situasjon. Vår jobb nå er å få hele den samlede utenrikstjenesten på samme elektroniske løsning. Målet er ett sentralt arkiv for hele utenrikstjenesten hvor man kan samhandle og arkivere i samme database.

Avgradering

Mye av materialet i UDs arkiver er gradert, og å avgradere, eventuelt nedgradere dette, er en stor oppgave. To UD-ansatte har avgradering som sin hovedoppgave. De har også ansvar for materiale som skal til forskningsmessig innsyn. Prinsippet for avgradering er at dokumenter automatisk avgraderes etter 30 år. Noe materiale er det naturlig å forlenge graderingen på, og praksis i UD har vært å vurdere alt materiale for eventuell opprettholdt gradering. For 1970-perioden ble det gjort en overordnet en bloc- vurdering. Her ble nesten hele perioden avgradert etter en total vurdering av hele serien. Men arbeidet med å påse at klausuleringer var satt riktig ble jo opprettholdt, presiserer Søraa.

Krevende arkitektur

Utenriksdepartementets lokaler i Vika er nok flotte og ærverdige, men spesielt praktiske i forbindelse med frakt av arkivmateriale er de ikke. De ansatte er plassert i tre ulike bygg som består av halvetasjer, flere trapper enn heiser og mange og trange kjellere.

-Våre bygg fra 1870 har ikke optimale betingelser for oppbevaring slik Riksarkivet ønsker. Dette er diplomatisk sagt, ler Søraa. Han forteller om mange runder med vannlekkasjer, vann som trenger seg inn med påfølgende muggdannelse i kjellerne som resultat. Det har ført til at UD har vært nødt til å sette i gang preventiver for å unngå at arkivmaterialet blir skadet. Blant annet er det blitt gjort store utbedringer med drenering rundt byggene, vifter er satt inn i utsatte lokaler og arkivmaterialet er blitt flyttet til stadig bedre lokaler etter hvert som arealer er blitt frigjort etter ordning.

Logistiske utfordringer

-Ifølge Arkivforskriften kan Riksarkivaren pålegge oss å utbedre arkivlokaler som ikke oppfyller kravene til oppbevaring. Men alle forstår at det er håpløst å sette i gang et millionprosjekt for å optimalisere lagring før avlevering på denne måten. Ved oppstart av ordningsprosjektet var vårt materiale plassert ved 17 forskjellige lokaler, hvorav Bogstad gård 12-15 kilometer unna var ett av dem. Dette utgjorde en enorm logistisk utfordring for oss. Det er for eksempel ikke mulig å frakte materiale med tralle alle steder. Våre flotte, gamle bygg består av halvetasjer og få heiser. Ofte har man vært nødt til fysisk å bære det i stedet. Vi oppbevarer arkivmateriale i en variert mengde lokaler som loft, kjeller og vanlige kontorlokaler. Som følge av den dårlige fremkommeligheten i bygget har vi vært nødt til å frakte store deler av materialet mellom byggene ute på gata. Når man da skal inn igjen må man i tillegg igjennom sikkerhetssluser.

Depotsituasjon på Riksarkivet frustrerer

Har den vanskelige depotsituasjonen som råder på Riksarkivet vært vanskelig å forholde seg til?

-Det mest utilfredsstillende med å gjøre klar arkiver er at vi ikke får avlevert på grunn av at mottaket er sprengt på Riksarkivet. Dette får stor betydning for brukerne av vårt materiale, som forskere og publikum for øvrig.

Plikt til å avlevere. Også en rettighet å få avlevert?

-Vi har brukt mye ressurser, og har bare én saksbehandler som skal behandle spørsmål knyttet til forskningsmessig innsyn. Riksarkivet har jo et helt apparat til disposisjon, og det er liten tvil om at tilgjengeligheten ville vært mye større ved å bruke Riksarkivets Publikumsseksjon. Dette ville kunne gitt publikum og forskere en bedre tjeneste. Vi vet at stasjonsarkivene er noe av det mest etterspurte arkivmaterialet vi har. Vi må dessuten bruke mye penger på forvaltning av magasinene våre, som vi føler vi utfører på vegne av Arkivverket. På samme måte som man har en plikt til å avlevere, burde det følge en rettighet til å få arkivmaterialet avlevert, konstaterer Søraa.

Må leie lokaler for lagring eksternt

-I likhet med mange andre institusjoner har vi gitt uttrykk for vår bekymring for at det trekker ut med å finne en løsning. Og dette har vi formelt gitt uttrykk for i form av brev til Riksarkivet. Nå har vi motvillig akseptert at vi må fortsette å oppbevare arkivene. Riksarkivets Depotavdeling har foreslått at Utenriksdepartementet kan leie inn en ekstern leverandør for lagring. Vi har tatt dette signalet vi fikk i et fellesmøte i ordningsprosjektet med dem. Men vi har også allerede vært nødt til å gå ut og leie lokaler eksternt til deler av arkivene. En ekstra utfordring for oss er at vi må stille en høy grad av sikkerhet for våre arkiver. Materialet vi allerede har benyttet en privat leverandør til å lagre, er et DUH-arkiv (Departementet for utviklingshjelp), som ikke er gradert. Alt materiale vi har som er avgradert kan i prinsippet lagres der på samme vilkår. Men organisering av innsyn og tilbakelån er definitivt en kostbar og logistisk krevende løsning, forteller han.

Får ikke avlevert 3 km med materiale

Utenriksdepartementet har store mengder arkivmateriale som er klare for avlevering. Det er snakk om hele 3000 hyllemeter med sakarkiver fra 1960-1994. Å få avlevert dette ville frigjort store arealer. Allerede har vi frigjort mye plass, men disse lokalene blir raskt tatt i bruk for andre formål. Det er jo også snakk om at det koster store summer bare å forvalte disse lokalene, summer vi kunne benyttet på andre ting, sier Søraa.

Han får støtte av Ragnhild Elisabeth Morberg fra Stiftelsen Asta. Hun har vært tilknyttet ordningsprosjektet på UD i mange år, og siden august 2015 som prosjektleder.

-På det meste har vi hatt seks ulike prosjekter gående på Utenriksdepartementet samtidig. Det vil i praksis si at man må forholde seg til og klargjøre 1500 hyllemeter med materiale av ulik proveniens, ulike ordningsprinsipper og arkivnøkler samtidig. I tillegg skal man instruere, assistere og arkivfaglig følge opp alle medarbeiderne på de ulike prosjektene. Hvert prosjekt utgjør flere hundre hyllemeter, og det er krevende logistikk å hente materiale fra kjellere og loft. Å finne sammenhengende plass til materialet som er under ordning blir stadig mer utfordrende da arkiver som er godkjent av Riksarkivet for avlevering ikke kan flyttes som følge av inntaksstoppen til Arkivverket. Man må ha kontroll over og status for den totale arkivbestanden til enhver tid, spesielt med tanke på fremfinning og innsynsforespørsler. Det kan være krevende når man har 5000 hyllemeter å holde styr på, sier Morberg. Det hadde hjulpet betydelig på situasjonen om sakarkivene fra 1960 og 70-tallet, som allerede er godkjent for avlevering, kunne blitt avlevert til Riksarkivet. I så fall kan hun krysse av 1100 hyllemeter fra den lange listen.

Hun og Søraa skryter likevel av det tette og gode samarbeidet de har med Riksarkivet når det gjelder faglige avklaringer.

UDs sakarkivserier 1960-1994 I de lange sakarkivseriene til UD er det mange spennende, menneskelige historier å finne. I dag er det lett å glemme hvilken stormakt Norge var til sjøs, og dette er noe som gjenspeiler seg også i arkivene. Her mangler det ikke på dramatiske beretninger. En av dem er om sjømannen som fikk landlov i Rotterdam, og kjøpte seg 4 flasker brennevin som han begynte å smake på. Så husket han ikke mer før han våknet opp på morgenen dagen etter, og fant en død og blodig mann ved siden av seg i sengen. Eller den purunge sjømannen som seilte på Sør-Amerika og hadde blitt satt i et lokalt fengsel. I det betryggende brevet han sendte hjem til sine foresatte sto det å lese: «Her sitter det mordere og voldtektsmenn. Men det er bare kjekke folk, så det er ingenting å være redd for», kunne sjømannen berolige foreldrene med. Eller historien om sjømannen som ble arrestert fordi han var mistenkt for mord etter å ha kastet kollegaen over bord på åpent hav fra en tanker i utenriksfart.

-Jeg husker en konsulær sak fra UDs sakarkivserie, forteller Ragnhild Morberg. En sjømann hadde nettopp mønstret av. Uheldigvis for ham hadde han havnet på fylla, og på stigende rus hadde han signert nye vervingspapirer for et ikke ubetydelig antall måneder fremover. Den stakkars sjømannen husket ikke stort da han våknet opp på et ukjent skip. Da ba han Generalkonsulatet i Shanghai om assistanse. Sjømannen rapporterte at han hadde blitt shanghaiet, og dette hadde jo skjedd i Shanghai. Så vi omtalte bare hele saken for ”Shanghaiet i Shanghai”, flirer hun.

Ikke bare sjømenn -Disse sakene er det mange av, istemmer Søraa. Han tror mange av disse sjømennene nok trengte å gjøre noe helt annet av ulike årsaker, og reiste ut. Han legger til:

-De konsulære sakene og spesielt saker om akterutseilte sjømenn inneholder mange interessante historier som fester seg i minnet. Selv om det er en viktig del av utenrikstjenestens oppgaver å bistå nordmenn i utlandet, er det viktig å huske på at arkivene også er den viktigste kilde til norsk utenriks- og sikkerhetspolitikk, til utvikling av handel og ikke minst internasjonalt samarbeid i FN, NATO, WTO og annet. Dessuten har stasjonene vært uvurderlige i sin rapportering om politiske, økonomiske og kulturelle forhold i andre land og de bilaterale forbindelsene, presiserer han.

Arkivkode 99.15/1 – «Forvirrede henvendelser» Kjente og store offentlige etater mottar gjerne en hel del litt merkelige henvendelser fra mennesker som ikke alltid fremstår som «helt jordet». Så også med Utenriksdepartementet. UDs arkivnøkkel kan da også skilte med en helt egen arkivkode for «forvirrede henvendelser».

-Som institusjon plikter vi å ta imot alle henvendelser vi får. I blant får vi henvendelser som kan være utfordrende å håndtere. Noen inneholder svært sterke meninger om religiøse og politiske forhold. Vi må ta imot all korrespondanse, men det beror på skjønn om det er nødvendig å svare. I UD har vi opplevd en del gjengangere innenfor denne kategorien. Generelt kan man si at det ikke er noe godt tegn om man fyller hele arket uten marger, og påfører mange adressater, herunder presidenten i USA og partiformannen i Kina, humrer Erling Søraa.

-Enkelte slike henvendelser blir ikke besvarte. Men vi oppbevarer dem i arkivet om det senere skulle bli en sak. Da tenker jeg spesielt på om det skulle være fremsatt trusler, forteller Søraa.

Faglig krevende Felles for ordningen av alle arkivene er at de har vært veldig faglig krevende. Man skal kunne kjenne til opphav og sammenheng, altså proveniensen. Kunnskap om arkivvirksomhet, historie, politikk og forvaltning er en klar fordel. Det skal planlegges, organiseres, finansieres ikke minst og de som skal delta i prosjektene trenger også sikkerhetsklarering. Mye av materialet er gradert og må klausuleres, og avgjørelser knyttet til bevaring og kassasjon må tas.

-Forvaltning innebærer også at man må sørge for at spørsmål knyttet til fremfinning, sikkerhet og kontroll blir ivaretatt. Det er mange tunge løft og mye skitt og støv. Dette er avgjort ikke en jobb for pingler!, ler underdirektør Søraa.

Hva har det betydd for din avdeling at ordningen og registreringen av arkivene er blitt satt bort til Stiftelsen Asta?

-Å ha satt bort arbeidet til en ekstern leverandør har vært i tråd med UDs politikk om effektivisering av forvaltningen gjennom outsourcing av tjenester. Sånn sett har samarbeidet med Asta vært et pionérarbeid. Det ville ikke vært mulig for oss å sette inn så mye egne ressurser på ordning og avlevering som det her har vært snakk om. Dette arbeidet har pågått i en tid hvor vi skal bruke mye tid på elektronisk arkiv. Gjennom samarbeidet med Asta har vi også fått en veldig nær og god tilgang til Riksarkivets kompetanse. Astas arkivfaglige kompetanse har vært god å ha i dialogen vår med Riksarkivet. Det har nok vært vanskelig for andre tilbydere å konkurrere med Stiftelsen på arkivfaglig kompetanse. Det har vært en trygg ramme å diskutere krevende arkivfaglige spørsmål i, og dette har nok gitt et veldig fortrinn i forhold til andre leverandører som jeg har hatt nytte av. Asta har en høy arkivfaglig kompetanse. Samtidig er jo også pris en vektor. En utfordring ved kjøp av tjenester for meg som kunde, er å sikre et profesjonelt forhold, sier han.

Kan det by på særegne utfordringer å samarbeide med et eksternt konsulentselskap over så lang tid? Skiller det seg fra å benytte egne ansatte? Kan det for eksempel være en utfordring at man blir for husvarme på et prosjekt som strekker seg over så lang tid?

-Jeg skjønner spørsmålet. Du kan kanskje si at det kan være utfordrende å kjenne hverandre over så lang tid som ti år, også personlig. Det kan være en utfordring i rollen mellom kunde og leverandør. Det er jo også spesielt at jeg har vært prosjektleder for dette prosjektet i så mange år. Samtidig tror jeg vi likevel har greid å respektere hverandres roller godt, sier han. Selv om jeg har vært med lenge, har jo bemanningen i Asta skiftet. Dessuten har jeg jo en administrativ funksjon, og har ikke personalledelse for konsulentene, sier Søraa. Ragnhild Morberg sentrer ballen tilbake:

- Søraa og andre ansatte i departementet i disse årene har vist stor forståelse for problemstillingene som dukker opp ved et slikt stort ordningsprosjekt. Søraa besitter solid arkivfaglig kompetanse og kunnskap, i tillegg er han løsningsorientert. Det har vi som har jobbet på prosjektet satt stor pris på, avslutter hun.

I morgen publiserer vi på nytt del II av vår serie om Stiftelsen Astas ordning av UDs arkiver: Konsulatarkivene. Vi kan røpe mye spennende materiale og pikante historier fra livet ved utestasjonene i en periode hvor Norge var en stormakt til sjøs.