Dette nettstedet bruker informasjonskapsler. Les mer her | Ikke vis denne meldingen igjen

Elektronisk uttrekk: Er det konsulenten som er problemet?

Daglig leder Morten Evensen i Stiftelsen Asta sier seg ikke enig i kritikken fra Arkivverket.

Underdirektør Stian Norli i Arkivverket (AV) uttalte i en artikkel i Digi.no nylig at konsulentselskapene tar for mye betalt for elektroniske uttrekk. Konsulentbransjen er naturlig nok ikke helt enig i den beskrivelsen. Vi tok en prat med daglig leder Morten Evensen i Stiftelsen Asta for å høre hva han tenker om Arkivverkets utspill.

Før vi kommer så langt, la oss se litt på bakteppet for diskusjonen.

Siard
Det er et stort etterslep på uttrekk av elektroniske arkiver i Norge. Uttrekk fra avsluttede elektroniske arkiv- og fagsystemer blir ikke prioritert i tilstrekkelig grad. I verste fall kan arkiver gå tapt. Løsningen Arkivverket nå lanserer bygger på Siard, et format utviklet av det sveitsiske riksarkivet på 2000-tallet. Å overføre tabellene i en database til Siard er langt på vei en sikkerhetskopi. Dataene blir bevart, men de blir ikke kvalitetssikret og ordnet slik som i metoden for tabelluttrekk. For fremtidig tilgjengeliggjøring blir dette en jobb man skyver foran seg med Siard-metoden.

Ressurskrevende prosess
Elektroniske arkiver etter statlige virksomheter skal avleveres til Arkivverket. Kommuner og fylkeskommuner avleverer til egne arkivdepot, og kan langt på vei bestemme selv hva som skal avleveres eller deponeres av arkivmateriale. Ansvaret beholder de til evig tid.

Flere årsaker
Det er flere årsaker til at uttrekk fra arkiv- og fagsystemer kan være krevende.

-For det første har det vært få som har tenkt på periodisering og uttrekk ved systemimplementasjon. For det andre er det med elektroniske arkiver som med papirarkiver. Praksis og bruk gjennom arkivperioden kan variere, slik at materialet ikke fremstår som ordnet ved periodisering. Et rigid regime for testing og godkjenning er en tredje årsak Arkivverket selv må ta ansvar for, mener Morten Evensen.

Til digi.no uttalte Norli blant annet:

– At Arkivverket påtar seg en større del av arbeidet, vil generere færre fakturerte timer for tjenesteleverandørene. Mange virksomheter vil kunne utføre dataoverføring uten innblanding fra konsulenter, sa han. I samme artikkel ga Norli også uttrykk for at konsulentselskapene tar for mye betalt, 2-300.000 pr. uttrekk.

Stemmer dette Evensen, tar vi for mye betalt for uttrekk?
-Vi føler oss ikke truffet av kritikken. Vi kjenner oss ikke igjen i det prisbildet Norli beskriver. Vi tilbyr periodisering, uttrekk og deponering til godt under halvparten av de prisene det opereres med her. Dessuten brukes mye av tiden kunden betaler for på å tilfredsstille Arkivverkets egne formelle krav ved deponering. De metodene og verktøyene vi har utviklet sikrer ordnede elektroniske arkiver, deponert og tilgjengeliggjort, forklarer Evensen.

Slår dette bena under vår avdeling for elektroniske arkiver?
-Vi er en stiftelse som skal bidra til kvalitet og standardisering i arkivsektoren. Det går frem av våre vedtekter. Deponering av uttrekk er bare en liten del av hva vi hjelper våre kunder med. De fleste som har behov for å ta uttrekk vil nok fortsatt ønske hjelp til å gjøre jobben. Norli sier forvaltningen skal gjøre dette selv uten hjelp av konsulenter. Jeg er ikke så sikker på at de ønsker seg enda en arbeidsoppgave, sier han. Og legger til:

Store besparelser?
-Det Arkivverket i prinsippet forsøker med dette initiativet, er å flytte ansvaret for å ordne arkiver fra arkivskaper og inn til seg. Det er litt av en jobb de i så fall tar på seg. Om det faktisk ligger store besparelser i at disse oppgavene flyttes fra private tilbydere og inn til et statlig organ får tiden vise, sier vår daglige leder.

 Frigjør dataene fra systemet de er skapt i
-Vi forstår at Arkivverket ønsker å gjøre noe med etterslepet - at de vil ha arkiver som kan gå tapt inn til seg på enklest mulig måte. Men har du behov for å videreføre dataene i egen organisasjon, så må arkivet ditt «ordnes». Vi frigjør dataene fra systemet de er skapt i, og tar de over i Asta Innsyn som de også kan deponeres fra, sier Evensen.

Kundens perspektiv
Evensen mener man som konsulent må forstå kundens behov. Han mener Arkivverket blir målt på antall deponeringer / avleveringer, og ser dette fra sitt perspektiv.

-Vi blir målt på kvalitet. For den enkelte arkivskaper er det ikke nødvendigvis det å få deponert som er det viktigste. De virkelig store besparelsene ligger i å få skrudd av gamle systemer og samtidig frigjøre og videreføre dataene på en forsvarlig måte, mener han. Og fortsetter:

-Stiftelsen Asta er Norges fremste arkivfaglige konsulenthus. Å rådgi og bistå er det vi lever av. Det å levere en arkivpakke til Arkivverket på Sognsvann blir bare en liten del av det. Men trenger du som kunde hjelp til å få tatt en Siard-dump, så kan vi naturligvis hjelpe til med det også. Vårt uttrekksverktøy Asta Mapper klarer fint å lese fra Siard, avslutter daglig leder Morten Evensen i Stiftelsen Asta.

02. oktober 2020

Kontakt oss