Dette nettstedet bruker informasjonskapsler. Les mer her | Ikke vis denne meldingen igjen

-Asta Mapper burde vært bedre kjent!

SAMARBEID: Avdelingslederne Trond Negaard i Stiftelsen Asta og Margareth Sand i NIBIO.

NIBIO

  • Opprettet 1. juli 2015 som en fusjon av Bioforsk, Norsk institutt for landbruksøkonomisk forskning (NILF) og Norsk institutt for skog og landskap.
  • Er eid av Landbruks- og matdepartementet som et forvaltningsorgan med særskilte fullmakter og eget styre. Hovedkontoret er på Ås.
  • NIBIO har flere regionale enheter og et avdelingskontor i Oslo.
  • Norsk insitutt for bioøkonomi (NIBIO) forsker og leverer kunnskap om mat- og planteproduksjon, miljø, kart, arealbruk, genressurser, skog, foretaks-, nærings- og samfunnsøkonomi.

Kilde: NIBIOs hjemmeside

Elektronisk uttrekk, ordning av papirarkiver samt digitalisering av hybridarkiv. Stiftelsen Asta har inngått nye avtaler med Norsk institutt for bioøkonomi (NIBIO).

Stiftelsen skal ordne seks databaser, papirarkiver og digitalisere et hybridarkiv for NIBIO. Avdelingsleder Trond Negaard i Avdeling for elektronisk uttrekk i Stiftelsen Asta er hyret inn som rådgiver for arbeidet som skal utføres.

Papirarkiv
-Det er papirarkiv fra flere lokasjoner landet rundt fra tidenes morgen som etter hvert skal ordnes, sier Margareth Sand. Hun har vært leder for Avdeling for dokumentforvaltning i NIBIO i snart ett år, og har tidligere bakgrunn fra blant annet Sopra Steria og Riksrevisjonen.

Krevende blanding
Det er blitt laget opsjoner på arbeidet som skal gjøres, men i første rekke er det materiale fra Fana / Bergen som skal ordnes. Arkivet består av forskningsmateriale fra 1880-årene og fremover, og er en krevende blanding av arkiv- og forskningsmateriale som det er vanskelig å skille. Det er snakk om nærmere 150 hyllemeter arkivmateriale før kassasjon er utført.

Uttrekk
NIBIO har seks ePhorte databaser som stiftelsen nå forbereder for elektronisk uttrekk til deponering hos Arkivverket. At Stiftelsen Asta også tilbyr løsninger for elektronisk uttrekk var noe Sand var helt ukjent med.

Positivt overrasket
-Som statlig bedrift må vi forholde oss til regelverket for offentlige anskaffelser, og kunngjøre tilbudsforespørsler på Doffin. Jeg ble veldig overrasket over at Stiftelsen Asta også tilbød elektronisk uttrekk. Samtidig får jeg vel legge til at det var en veldig positiv overraskelse, sier hun.

Hybridarkiv
Det ble oppdaget at den ene ePhorte-basen ikke hadde et så fyldig innhold som først antatt. Samtidig hadde man ikke ett komplett papirarkiv som kunne erstatte innholdet i basen. Dette var et dilemma.

-Asta foreslo da å skanne inn det vi hadde på papir, slik at vi kunne komplettere innholdet i basen, sier Sand.

Arkiver som består av innhold skapt på papir og elektronisk materiale går gjerne under betegnelsen hybridarkiver.

-Fysiske dokumenter som mangler elektronisk vil bli skannet inn i uttrekket. Dette er en ny tjeneste vi vil tilby våre kunder fremover. Vi regner med at etterspørselen etter en slik tjeneste vil øke. Dette er i tråd med oppfordringen fra Arkivverket til forvaltningen om å digitalisere sine papirarkiver, sier Trond Negaard. Rammene for dette arbeidet er beskrevet i Riksarkivarens forskrift kapittel 8: Konvertering for digital bevaring.

Les mer om Arkivverkets oppfordring på deres hjemmeside her:

Var ukjent med Asta Mapper
Det var helt ukjent for Sand at stiftelsen også tilbyr verktøyet Asta Mapper. Hun trodde det kun var de store programvarehusene som tilbød løsninger innenfor elektronisk uttrekk. Stiftelsens omdømme som en aktør med arkivfaglig kompetanse kjente hun imidlertid godt til.

Uttrekk og arkivfaglig kompetanse
-Jeg må innrømme at det derfor var betryggende da Stiftelsen Asta ble valgt som leverandør. Kombinasjonen av et godt uttrekksverktøy som Asta Mapper og arkivfaglig kompetanse er det ikke mange som tilbyr. Jeg har inntrykk av at Asta Mapper ikke er så godt kjent i markedet. Det er synd, for dette er et godt alternativ til lignende løsninger fra de store programvarehusene, sier Sand.  

Høy arkivfaglig kvalitet
Hun synes tilbudet som ble gitt av stiftelsen holder en høy arkivfaglig kvalitet. Stiftelsens garanti for at uttrekkene blir godkjent for deponering hos Arkivverket trekker også opp.

-I tillegg har Trond Negaard holdt meg arkivfaglig i hånden, og har geleidet meg hele veien i prosessen. Det har vært gode erfaringer å ta med seg, avslutter Margareth Sand med et smil.

07. juni 2019

Kontakt oss