Digitalisering og metodikk

Digitalisering av arkiv
Dermed unngår man også dobbeltarbeidet det innebærer å håndtere det samme materialet flere ganger, i adskilte trinn, og man reduserer også kostnader på mellomlagring og logistikk.

Selve skanningen av et arkiv utgjør ofte så lite som 10-20 % av den totale tidsbruken. Dersom et arkiv skal ordnes, så kan det lønne seg å gjennomføre digitaliseringen samtidig, fremfor å utsette den til senere.

Noen fordeler med digitalisering:

• Å oppbevare papirarkiver er plasskrevende i forhold til innskannet materiale.
• Papirarkiver krever oppbevaring i egnet lokale. Har du ikke tilgang på dette må du kanskje bruke penger på å leie av privat tilbyder.
• Innskannet materiale vil være tilgjengelig elektronisk for alle som har rettmessig tilgang. I et arkivmagasin kan det fort bli trangt om plassen. Et digitalt format vil gi flere muligheter til å studere materialet samtidig.
• Du unngår slitasje på originaldokumenter.
• Et digitalt arkiv er fullgod erstatning for et papirarkiv.
• OCR-leste dokumenter vil være søkbare. Det vil være lettere å finne informasjon i et slikt arkiv enn i et papirarkiv.
• Arkiver som ellers bare blir oppbevart, kan som skannet arkiv også bli brukt.
• Skanner du for kassasjon unngår du samtidig innkjøp av dyre, syrefrie arkivbokser.

Som totalleverandør står vi for hele prosesskjeden:

• Kartlegging, B/K-vurdering
• Uttrekk fra elektronisk arkiv-/fagsystemer
• Arkivbeskrivelse
• Registering
• Ordning
• Skanning
• OCR-behandling
• Generering av elektroniske pakker for avlevering til arkivdepot
• Tilrettelegging av digitalisert materiale for import til saksbehandlings- og fagsystemer
• Tilgjengeliggjøring av digitalisert materiale i portalløsning (Asta Innsyn).

Ta kontakt med oss for ytterligere informasjon.