Dette nettstedet bruker informasjonskapsler. Les mer her | Ikke vis denne meldingen igjen

Får kartlagt arkivsituasjonen

Mange ytre enheter i Sarpsborg har fått kartlagt både arkivsituasjonen og arkivdanningen i høst. Her er det rektor Paal Lislerud ved Hafslund barneskole som har tatt i mot prosjektleder Irene Jacobsen fra Stiftelsen Asta.

Stiftelsen Asta har siden juni vært engasjert med å kartlegge arkivsituasjonen og arkivdanningen ved virksomheter og enheter i Sarpsborg kommune.

Bakgrunnen for prosjektet er at Sarpsborg kommune trenger en mer helhetlig oversikt over arkivsituasjonen i hele kommunen, også i enheter utenfor sentraladministrasjonen.  I henhold til arkivforskriften skal arkivmateriale som settes i et fjernarkiv ha vært gjenstand for arkivbegrensning, ordning og være tydelig merket.  Materiale som senere skal kasseres settes for seg. I Sarpsborg kommune er man usikre på i hvor stor grad dette har blitt gjort.

Kartlegging viktig
Mange enheter har også papirarkiver knyttet til elektroniske fagsystemer, og saksbehandling og arkivdanning skjer ved hver enhet. Fagsystemer som benyttes til saksbehandling er allerede kartlagt i tidligere tiltak i enheten. Derfor er det viktig å kartlegge den daglige arkivdanningen og arkivverdigheten av dokumentene for å vurdere overgang til elektroniske arkiv.

Stort etterslep i kommune-Norge
Det største etterslepet på arkivarbeidet i kommunal sektor er innen klargjøring av eldre og avsluttede arkiver for avlevering til depot. Fra Riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester fra 2014 vet vi at kommunene og fylkeskommunene til sammen har en betydelig mengde papirarkiv som ikke er overført til depot. Mye av dette materialet er ikke ordnet. Til sammen har sektoren 327 000 hyllemeter, av disse er 97 000 ordnet og listeført.

Forbedret arkivdanning er målet
Sarpsborg kommune håper kartleggingsjobben vil munne ut i en rapport som vil gi et godt grunnlag for å vurdere den totale arkivsituasjonen i kommunen. Rapporten som er ventet å stå ferdig ved utgangen av året, vil også danne grunnlag for å forbedre arkivdanningen i kommunen sett under ett.

05. april 2016

Kontakt oss