Dette nettstedet bruker informasjonskapsler. Les mer her | Ikke vis denne meldingen igjen

Riksarkivarens skrekkstatistikker

Elendige uttrekkstall

Hele 54% av landets kommuner har aldri tatt uttrekk fra sine bevaringsverdige systemer. Situasjonen for digitale arkiver i statlig og privat sektor er også svært alvorlig.

Riksarkivaren har siden 2010 hentet inn årlig informasjon fra kommunale arkivtjenester for å få et overordnet bilde av situasjonen i kommunesektoren. To nye arkivstatistikker som nylig ble sluppet forsterker et allerede dystert bilde. Tilstanden når det gjelder sikring av elektronisk skapt materiale i kommune-Norge er langt fra god.

Tallenes tale
Rapportene det er snakk om er Riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester (kommune- og storbyundersøkelsen) og Statistikk for arkivinstitusjoner og arkiv i bibliotek og museum ). I disse statistikkene går det blant annet frem at halvparten av Norges kommuner aldri har tatt elektronisk uttrekk. Og under 10% av den bevaringsverdige informasjonen som er skapt mellom 1985-2010 er blitt sikret.

Kritisk samfunnsdokumentasjon
Kommunene har ansvaret for svært viktige samfunnsoppgaver. Det meste av dokumentasjonen på disse tjenestene finnes i digital form. Manglende elektronisk uttrekk i kommunene kan I verste fall føre til at denne dokumentasjonen går tapt. I tillegg er kommunene nå på god vei til å bli heldigitale. Dermed vil det heller ikke finnes papirkopier av den digitale informasjonen som blir skapt.

Årsakene
Men hvorfor får ikke kommunene foretatt uttrekk av arkivene sine? For komplisert, for lav bemanning og for høye kostnader. Det er årsakene kommunene selv har oppgitt til Arkivverket.

Hva kan gjøres?
Skal vi tro kommunene selv vil mer ressurser og tilføring av mer og enda bedre kvalifisert arbeidskraft gjøre de bedre rustet til å få foretatt uttrekk. Det er ikke gratis å få utført uttrekk, og det betinger naturligvis at det blir satt av tilstrekkelig med penger. På sikt kan man også håpe at et økende fokus på elektroniske arkiver generelt og uttrekk spesielt allerede under arkivutdanning også gir økt kunnskap og mestringsfølelse ute i kommunene.

Uttrekk forbeholdt «eliten»?
«Det er IT-folk som driver med og kan uttrekk». Dette har nok vært en utbredt oppfatning blant mange arkivarer. I noen kommuner har det vært en skepsis overfor denne yrkesgruppen i forhold til å avgi kontroll over hva som bør bevares. Kanskje har programmerere også fått prege mye av både språk og forståelse når det gjelder elektronisk uttrekk. Opplevelsen av at elektronisk uttrekk har vært fremmed og ukjent mark er det nok flere som har kjent på.

 

Kommunesektorens organisasjon (KS)
-Planlegging, samarbeid og standardisering!

Spesialrådgiver Anne Mette Dørum i FID / Digialisering i KS (Foto: KS).

KS har som oppgave å koordinere arbeidet med digitalisering i kommunal sektor. Spesialrådgiver Anne Mette Dørum i FID Digitalisering i KS er tydelig på hva hun mener må til for å bedre situasjonen for kommunene.

-Tiltakene i MAVOD-prosjektet [Modernisering av ArkivVedlikehold og Overføring til Depot, red. anm.] må følges opp. Det innebærer blant annet at etterslepet må tas. Likeledes må det planlegges for situasjonen i fremtida, mener hun.

Dørum ser flere problemer knyttet til kommunene og elektronisk uttrekk:

-Kommunal sektor har fortsatt få alternative steder å gjøre av uttrekkene sine. Kommunearkivinstitusjonenenes digitale ressurssenter (KDRS) er en mulighet, men det er kun kommunearkivinstitusjoner som kan være medlem for å få avlevert. Slik det er i dag faller kommunene mellom flere stoler når de har spørsmål rundt elektronisk uttrekk, og erfarer at de får ulike råd fra IKA’ene, leverandørene og Arkivverket. Arkivverket og Nasjonalbiblioteket planlegger et samarbeid om utvikling av et nytt digitalt sikringsmagasin . Symptomatisk nok har man ikke tenkt kommunal sektor inn i dette arbeidet. Det er synd, for det ville løst flere av dagens utfordringer, mener Dørum.

Kan ikke vente på penger
-Man kunne ønske seg at Kulturdepartementet satte opp en stor pengesekk for å løse denne problematikken. Skal man vente på det, vil det imidlertid ikke skje stort. KS er opptatt av å trekke på de ressursene som er tilgjengelige, sier Dørum.

Samarbeidet mellom leverandørene
Dørum oppfatter at programleverandørene er interesserte i å finne en løsning på uttrekk. De ser at feltet byr på mange utfordringer, og de ønsker seg en entydig spesifisering av uttrekket. I dag jobbes det ikke tilstrekkelig koordinert til at man kan få frem et samlet krav til spesifikasjon av uttrekk.

-Det blir er en vanskelig situasjon for leverandørene å skulle levere standardiserte uttrekk fra fagsystemene i kommunal sektor når det er nesten like mange krav til struktur og innhold som det er bestillere av uttrekk, mener Dørum. Et resultat av manglende spesifisering er at det ikke blir sammenlignbare data. Arkivverket og KS må derfor starte med systematisk planleggingsarbeid, i samarbeid med leverandørene, mener hun.

Særegne utfordringer for kommunene
-En statlig etat har de spesialsystemene etaten trenger, og trenger ikke tenke typologi på samme måte som i kommunal sektor. Her har kommunene 196 lovpålagte tjenester de er pålagt å utføre. Det betyr at man må tenke standardisering og typologier på en helt annen måte enn i staten, sier Dørum, og fortsetter:

-Vi er avhengige av at flere aktører begynner å snakke sammen. På arkivfeltet og særlig uttrekksfeltet er det systematiske, planmessige samarbeidet mellom KS og Arkivverket for svakt. Det er rett og slett for mange kompetansemiljøer som jobber autonomt, selv om de ofte deler erfaringer, sier Anne Mette Dørum.

Dårlig stelt også i statlig sektor
Også i statlig forvaltning finnes det svært mange elektroniske systemer som inneholder bevaringsverdig dokumentasjon. Riksarkivets kartlegging av statlige arkiver fra 2015 anslår at det finnes rundt 2 200 systemer "der ute" som må sikres for ettertiden. Situasjonen er blitt betegnet som svært alvorlig. For digitale arkiver fra privat sektor er situasjonen enda mer kritisk og uoversiktlig.

 

Norsk Arkivråd
-Etterlyser handling

Leder i Norsk Arkivråd, Marianne Høiklev Tengs. (Foto: Norsk Arkivråd).

Norsk Arkivråd har tidligere gått ut med støtte til Arkivverkets omorganisering. De mener at Arkivverket har for lite ressurser med digital kompetanse.

I tillegg savner de en mer proaktiv holdning til digitaliseringsarbeidet som pågår.

-Kommunesektoren har store utfordringer på arkivområdet, men Kommunenes sentralforbund (KS) ser ut til å ha en mer offensiv tilnærming til digitalisering og arkiv (og koblingen mellom disse) enn det Arkivverket har hatt. Det mener leder i Norsk Arkivråd (NA), Marianne Høiklev Tengs.

Vanskelig å få godkjent uttrekk
-Når det gjelder uttrekk og avlevering strever vi alle med å få godkjent uttrekk, til tross for at løsningene som er brukt følger Noark-standarden. Det i seg selv er jo oppsiktsvekkende!, sier Tengs.

Det har vært en diskusjon om evaluering av standarden, og Norsk Arkivråd ønsker at dette blir gjennomført. Men da må mange aktører inviteres inn, og prosjektet bør gjennomføres av andre enn Arkivverket, mener hun.

Mangler tekniske løsninger
-Enn så lenge har vi ikke tekniske løsninger som tilrettelegger for automatiske og digitale uttrekk. Etterslepet som er skapt øker for hver dag. Vi har heller ikke fått noen veiledning for statlig sektor i nye regler for bevaring og kassasjon. Det ville trolig muliggjort arkivbegrensning og dermed gjort behovet for avlevering noe mindre, mener Tengs.

Hun mener for mange i sektoren må bruke mye ressurser på å avlevere selv små uttrekk. Bruken av konsulenter for å få jobben gjort er også en unødvendig kostnad, synes hun.

-Vi ser frem til at en ny løsning er på plass ved MAVOD-prosjektet, sier Tengs. Norsk Arkivråd er likevel usikre på når det skjer, og hvilken rolledeling den vil legge opp til.

Statlige og private arkivskapere
Arkivverket er depotinstitusjon

Fagdirektør Stian Norli i Forvaltning. Avlevering i Arkivverket (Foto: Arkivverket).

Det finnes i dag flere aktører på markedet som tilbyr elektronisk uttrekk. Skal en statlig eller privat arkivskaper få ett uttrekk avlevert til Arkivverket, må det først testes og bli godkjent.

Går dette i orden, blir uttrekket deretter langtidslagret i Arkivverkets digitale sikringsmagasin.

Arkivverket mottok om lag 150 uttrekk til godkjenning i fjor. Av disse var ca. 40 fra private virksomheter.

I 2017 forventer vi å motta et tilsvarende antall digitale arkiv, sier fagdirektør Stian Norli i Forvaltning. Avlevering i Arkivverket. Med tanke på hvor stort etterslepet i forvaltningen er, skulle vi ønske at dette volumet var mye større, sier han.

Ønsker seg enklere prosess
Norli skulle gjerne sett at selve prosessen mellom Arkivverket og uttrekksleverandør /arkivskaper ble bedre.

-I dag er den litt for lang og kronglete. Derfor kommer vi i løpet av høsten/vinteren til å invitere alle uttrekksleverandører til oss. Ved å komme i dialog med hver enkelt leverandør håper vi å kunne få en større forståelse for hva som oppleves som utfordrende. Dermed vil vi forhåpentligvis også få innspill og forslag til forbedringer i uttrekksprosessen, sier han.

Norli varsler likevel at Arkivverket også kommer til å legge vekt på hva de selv synes er særlig utfordrende med leveransene fra hver enkelt leverandør. 

Tror på MAVOD-tiltak
-Jeg har stor tro på at tiltakene MAVOD-prosjektet anbefaler vil være med på å effektivisere håndteringen av det digitale etterslepet.

-Økt veiledning fra Arkivverket, etablering av standardiserte avleveringsformat / utvekslingsformat og samarbeid på tvers av forvaltningsnivå er veien å gå. Slik vil vi oppnå mye mer effektive prosesser enn tidligere, avslutter Stian Norli.

Stiftelsen Asta
Asta Mapper

Daglig leder Morten A. Evensen i Stiftelsen Asta.

Stiftelsen Asta har siden 2016 tilbudt elektronisk uttrekk under navnet Asta Mapper.

Løsningen skiller seg fra konkurrentenes ved at arkivaren fortsatt er med og vurderer hva som skal beholdes av dokumentasjon. Daglig leder Morten A. Evensen tror Stiftelsens produkt innbyr til tillit også hos kunder som i utgangspunktet er litt skeptiske til elektronisk uttrekk.

De første uttrekkene er blitt godkjente
-
Vi har nå fått godkjent våre første uttrekk fra Asta-Mapper hos Arkivverket. Tilbakemeldingene vi fikk var at uttrekkene var godt dokumenterte med beskrivelser i info.txt og innlagte merknader i selve arkivstrukturen. Det sier daglig leder Morten A. Evensen i Stiftelsen Asta.

På godt norsk betyr det simpelthen at alle avvik var godt beskrevet, sammen med hvilke handlinger og valg som var foretatt for å korrigere disse.

-Dette resulterte i en rask og ryddig godkjenningsprosess uten at Arkivverket hadde behov for å hente inn ytterligere informasjon om uttrekkene fra oss, sier en fornøyd Evensen.

Samarbeid gir synergi
Mange kommuner og fylkeskommuner bruker de samme fagsystemene. Om flere aktører hadde samarbeidet om uttrekk, ville dette kunne gitt store synergieffekter i form av store besparelser.

-La oss tenke oss at en kommune ønsker å ta uttrekk av ett bestemt fagsystem. Har vi først gjort ett slikt uttrekk vil det som regel ikke være veldig mye arbeid å tilpasse et nytt uttrekk av samme system til en annen kommune. Om kommuner og fylkeskommuner samarbeider, vil de kunne dra fordel av store besparelser, avslutter Morten A. Evensen i Stiftelsen Asta.

07. juli 2017

Kontakt oss