Dette nettstedet bruker informasjonskapsler. Les mer her | Ikke vis denne meldingen igjen

Fra nedstengning til delvis drift

Koronakrisen kom raskt og overraskende på mange i midten av mars. Frykt for smitte gjorde det vanskelig for mange bedrifter å holde driften gående. Bildet er tatt i en annen sammenheng.

Fra midten av mars lammet korona-epidemien store deler av det norske arbeidslivet. Smittefrykten var stor, og på Sognsvann i Oslo stengte Arkivverket uten forvarsel ned hele riksarkivbygningen for samtlige ansatte og publikum. Som leietaker hos Arkivverket måtte dermed alle våre ansatte raskt omstille seg til en ny hverdag.  

Fulle ordrebøker 
Den nye hverdagen innebar å ha hjemmekontor på ubestemt tid. Fulle ordrebøker til tross: Uten tilgang til verken produksjonslokaler eller arkivmateriale var det ikke mulig å opprettholde normal drift. Som mange andre arbeidstakere måtte derfor også stiftelsens ansatte finne fornuftige arbeidsoppgaver å løse fra hjemmekontor. Situasjonen var krevende, ikke minst for ansatte med barn: Hverdagen måtte balanseres mellom å være huslærer for egne barn og å gjøre en innsats for stiftelsen. 

Teams - den nye hverdagen 
Microsofts kommunikasjons- og samarbeidsplattform Teams er blitt hyppig brukt av både arbeidsliv og skoleverk under korona-krisen. Hjemmekontor ble en god anledning også for stiftelsens ansatte til å benytte seg av denne løsningen. Plattformen egnet seg godt til diskusjoner, møter, og til deling av dokumenter og informasjon. 

Hvordan opprettholde driften? 
Det ble raskt klart at det måtte tenkes både nytt og kreativt for å kunne opprettholde driften og sørge for nødvendig inntjening. Et permisjonsvarsel ble sendt ut til stiftelsens ansatte, med varsel om mulig permittering allerede uken etter påske. Stiftelsen lanserte nye nettbaserte tjenester. Nå ble det mulig å ta kurs og å få hjelp med konvertering av Asta over nett. Stiftelsen hadde også gående ordningsprosjekter ute hos kunder. Mange av disse kunne videreføres med noe redusert bemanning i tråd med myndighetenes smitteråd.

 

Nytt arbeidssted i Vestby

Disse blide Asta-folkene er en del av gjengen som nå har fått nytt arbeidssted i Vestby. Fra venstre: Susann Svensen, Irene Jacobsen og Jan-Erich Raastad.

Iron Mountain 
Stiftelsen Asta har over lengre tid hatt et samarbeid med selskapet Iron MountainVi har leid lagringsplass for arkivmateriale i deres lokaler i Vestby utenfor Oslo. Da stiftelsen tok kontakt med forespørsel om det var mulig å leie også produksjonslokale i deres lokaler, kastet Iron Mountain seg raskt rundt. I løpet av kort tid var det formelle på plass. En håndfull medarbeidere kunne for to uker siden gjenoppta arbeidet på nytt arbeidssted. Foreløpig er det tegnet kontrakt ut året. Nærheten til arkivmaterialet gjør imidlertid at det er interessant også å se på muligheten for en forlengelse også utover dette. 

 

Bilde tatt den første arbeidsdagen i Iron Mountains lokaler i Vestby. Her var det mye som skulle på plass.
Etter god innsats fra entusiastiske medarbeidere var det etter kort tid klart for full produksjon.

Skiftordning 
Omtrent samtidig med at stiftelsen opprettet et nytt arbeidssted i Vestby, gjorde Arkivverket en ny risikovurdering. Stiftelsen fikk dispensasjon på å flytte tilbake, med visse begrensninger. Våre ansatte fikk dermed delvis tilgang til stiftelsens lokaler igjen. Vi fikk også utvidet våre arbeidsområder. I tillegg ble det innført skiftordning, hvor de ansatte i en overgangsperiode skal veksle mellom hjemmekontor og arbeid i riksarkivbygningen. Skiftledere har fått ansvar for at kabalen går opp, og å etterse at de strenge smitteverntiltakene blir fulgt. 

Trykket letter 
Da det ble klart at de ansatte kunne vende tilbake til arbeidet kunne også permisjonsvarselet trekkes tilbake. For stiftelsen er situasjonen nå i ferd med å vende tilbake til det normale. Gjenåpningen av barnehagene, og fra neste uke av også 1.-4. trinn på barneskolen, vil også være med på å lette på trykket arbeidslivet.  

Ikke full drift 
-Selv om alle ansatte nå er tilbake i arbeid, betyr det likevel ikke at vi er tilbake i full drift. Som følge av at stiftelsen ikke greier å produsere like mye med skiftordningen, er systemutviklingen og bemanningen tatt ned til et minimum. Vi har likevel valgt å holde åpent av hensyn til kunder og ansatte, sier daglig leder Morten A. Evensen i Stiftelsen Asta.

Daglig leder Morten A. Evensen i Stiftelsen Asta.

Takk til samarbeidspartnere 
Han legger til at stiftelsen ser optimistisk på fremtiden:

-Vi gleder oss til raskt å komme tilbake til en normal og produktiv hverdag. Vi takker alle våre kunder og samarbeidspartnere som har strukket seg langt for å avhjelpe oss i en vanskelig tid!, avslutter Evensen.

22. april 2020

Kontakt oss