Dette nettstedet bruker informasjonskapsler. Les mer her | Ikke vis denne meldingen igjen

Oslo kommune får nye bk-regler


Asta bistår Velferdsetaten

Stiftelsen Asta har inngått avtale med Velferdsetaten.

Oslo kommune har pålagt alle etater å gjennomgå arkiver og systemer. Dette er en del av arbeidet med å lage nye retningslinjer for bevaring og kassasjon (bk). Alle virksomheter må selv kartlegge egne fagsaker og utarbeide forslag til bevarings- og kassasjonsplan. Stiftelsen Asta bistår Velferdsetaten i dette arbeidet.

1. februar 2014 trådte nye bevarings- og kassasjonsbestemmelser for arkiv skapt av kommuner og fylkeskommuner i kraft etter endringer i forskrift om behandling av offentlige arkiver.

Må utarbeide nye planer
De nye reglene angir et minimumskrav til bevaring av arkiv, i motsetning til tidligere regelverk. For annet materiale må kommuner og fylkeskommuner selv utarbeide kassasjonsfrister, eller eventuelt bestemme seg for å bevare mer enn det som bestemmelsene pålegger. Endringene i forskriften innebærer altså at Oslo kommune må utarbeide nye planer for bevaring og kassasjon i kommunen.

Koordinering nødvendig
I henhold til forskriften er det også et krav om at alle saker innen et saksområde skal ha lik kassasjonsfrist. Fagområder som er felles for mer enn én virksomhet i kommunen, må derfor ha samme kassasjonsfrist i alle virksomheter. Koordinering av arbeidet er derfor nødvendig.

Oslo Byarkiv leder arbeidet
Byrådsavdeling for kultur, idrett og frivillighet har gitt Kulturetaten v/Byarkivet i oppdrag å lede og koordinere arbeidet med utarbeidelse av nye retningslinjer for bevaring og kassasjon i Oslo kommune, samt utarbeide en ny arkivnøkkel.

15. september
Virksomhetene er gitt en frist til 15. september. Kartlegging og forslag til plan skal så sendes til Byarkivet for kvalitetskontroll, sammenstilling og justering av kassasjonsfrister med tanke på enhetlig praksis i kommunen.

Prosjektleder Trond Negaard i Stiftelsen Asta.

Asta bistår Velferdsetaten
Som følge av arbeidet som nå skal gjøres i Oslo kommune, har Stiftelsen Asta fått oppdraget med å bistå Velferdsetaten med å utarbeide nye bevarings- og kassasjonsvurderinger.

Kartlegging viktig
-For vår del handler en stor del av jobben om å kartlegge hvilke arbeidsoppgaver hos Velferdsetaten som genererer arkivmateriale, for så å vurdere bevaringsverdien av dette. Det sier prosjektleder Trond Negaard i Stiftelsen Asta.

Som et ledd i dette arbeidet har Stiftelsen gjennomført en rekke intervjuer med fagansvarlige nede hos Velferdsetaten.

-Prosjektet er på 200 timer. Resultatet av kartleggingen som beskriver de ulike funksjonene vil bli levert til Velferdsetaten tidlig til høsten, forteller Negaard.

Ferdig første kvartal 2018
Forbedret kvalitet på arbeidet med digitalisering av kommunens arbeidsprosesser og brukerdialog. Dette er noe av det man i kommunentrond håper en utvikling av en ny prosessbasert bevarings- og kassasjonsplan og ny prosessbasert arkivnøkkel vil kunne bidra til. Målet er å ferdigstille en samlet bevarings- og kassasjonsplan samt ny arkivnøkkel for Oslo kommune i første kvartal av 2018.

29. juni 2017

Kontakt oss