Dette nettstedet bruker informasjonskapsler. Les mer her | Ikke vis denne meldingen igjen

Ski kommune blir Nordre Follo kommune


Avslutter arkiver før kommunesammenslåing

Fra venstre: Prosjektleder Irene Jacobsen og arkivkonsulent Terje Finnsen, begge fra Stiftelsen Asta. Ytterst til høyre prosjektansvarlig Therese Holst fra Ski kommune.

Oppegård og Ski kommune slår seg sammen til en ny, stor kommune i 2020. Den nye kommunen får navnet Nordre Follo kommune. Sammenslåingen innebærer at de gamle arkivene må avsluttes.

-Fjernarkivet var fullt, og vi skjønte tidlig at det måtte ryddes kraftig. Det sier prosjektansvarlig Therese Holst i Ski kommune. ”Ryddejobben” ble lyst ut i fjor, og Stiftelsen Asta fikk anbudet.

550 hyllemeter
550 hyllemeter med arkivmateriale skal ordnes, og hele prosjektet er kontraktfestet til å ta ca. ett år. Ordningen har nettopp startet opp. Foreløpig er fire arkivkonsulenter fra Stiftelsen Asta blitt faset inn, og flere vil bli satt inn i prosjektet etter hvert.

Betryggende at Asta også registrerer i Asta
-I anbudskriteriene var det ikke tatt med at arkivmaterialet også skulle registreres i det elektroniske programmet Asta. Vi ble derfor ekstra fornøyde da vi forsto at Stiftelsen Asta hadde lagt dette til som en del av ordningen i sitt tilbud til oss. Det er betryggende at selskapet som har laget dette elektroniske programmet også er det samme som utfører selve registreringen, sier Holst.

Får frigjort ressurser
Ved å slippe ordningen av kommunearkivet, får Sentralarkivet i Ski kommune frigjort ressurser. Dermed kan de konsentrere seg om å planlegge for den nye storkommunen.

-Det har allerede blitt holdt flere møter i det vi kan kalle for sammenslåingsprosjektet. Vi har startet med å se på depotløsninger, og etterhvert vil vi få lagt ut også dette på anbud, forteller Holst.

Lang erfaring med kommunearkiver
Generelt er det mer arkivfaglig utfordrende med kommunearkiver sammenliknet med andre typer arkiver. De inneholder gjerne mye ulikt materiale, og bevarings- og kassasjonsregler er ofte ikke blitt utarbeidet.

Arkivene som skal ordnes består hovedsakelig av materiale fra Rådmannskontoret / Sentralforvaltningen, Helse- og sosialsektoren, Kultursektoren, Teknisk sektor og Skole- og barnehagesektoren.

-Vi har etterhvert fått lang erfaring med å ordne og registrere kommunearkiver, og jeg er trygg på at vi skal komme i mål innen planlagt tid, sier prosjektleder Irene Jacobsen i Stiftelsen Asta.

07. mars 2018

Kontakt oss