Dette nettstedet bruker informasjonskapsler. Les mer her | Ikke vis denne meldingen igjen

Bred interesse for Asta-seminar om elektronisk uttrekk

Stiftelsen Asta arrangerte 26. juni seminar om uttrekk fra elektroniske journaler og fagsystemer med Asta Mapper. Et tredvetalls interesserte fra Interkommunalt arkiv (IKA), en rekke kommuner, departement og andre statlige virksomheter møtte på Riksarkivet for å delta.

Stiftelsen ønsket å dele på erfaringene som leverandør av uttrekkstjenester, gå igjennom utfordringer og presentere Asta Mapper, stiftelsens verktøykasse for et vellykket uttrekksprosjekt. En kartlegging utført av Riksarkivet gir et dystert bakteppe: For perioden 2015-2034 vil det være cirka 1.380 avleveringspliktige arkiver i 21 departementer og 334 underliggende etater. I statlig sektor er det for perioden 1995-2014 anslått at det i de 335 enhetene er opparbeidet et etterslep på 6.690 uttrekk som ikke er avlevert til depot. Sagt annerledes: Behovet for å få foretatt uttrekk er meget stort i arkiv-Norge.
 
Mange utfordringer
Daglig leder Morten Evensen og Pernille Fredriksen fra Asta tok en liten gjennomgang av utfordringene med Noark-standardene, fagsystemer, feilkilder og testregimet for godkjenning av uttrekk. Også stiftelsens løsning for uttrekk, Asta Mapper, ble behørig presentert. Og som det sto i innbydelsen sendt til deltakerne: "Uttrekksprosessen skal tilsvare ordning og klargjøring av arkiver i papirverdenen. Det er arkivaren som må eie prosessen og ta de viktige avgjørelsene. Stiftelsen Asta har utviklet et verktøy som skal gjøre prosessen for arkivleder og arkivkonsulent. Prosjektene blir lettere å gjennomføre i henhold til estimat."
-Noark-standarden definerer et minimum av det som skal bevares. Men hva som skal bevares kan naturligvis utvides. Dette er valg som bør spilles inn tidlig i prosessen mellom kunde og leverandør, sa Evensen til de fremmøtte.
 
Uttrekk og feilkilder
Selskapet Mesan AS har i en årrekke vært sentrale i utviklingen av programvaren Asta og etter hvert også Asta Mapper. Paul Hoseth problematiserte i sitt innlegg feilkilder i uttrekk. Han ga en rekke eksempler på feil både i programvare og i selve uttrekket. Spesielt eksemplene på feil gjort på saksbehandlernivå var noe publikum humret gjenkjennende til.
 
Kartlegging av fagsystemer
Trond Negaard fra Stiftelsen Asta holdt en presentasjon om kartlegging av fagsystemer opp mot elektronisk uttrekk. Han fremholdt hvor viktig det er å organisere et forprosjekt som inneholder kartlegging, beskrivelse samt bevarings- og kassasjonsvurderinger. 
-Kartleggingen skal beskrive samtlige fag- og arkivsystemer, og kan benyttes til å lage pris- og tidsestimater for å gjennomføre uttrekk. Kartleggingen bør gi en prioritering av systemer. Samtidig bør man vurdere konsekvensen av ikke å gjøre noe, og vurdere gevinsten av å se samlet på systemene, avsluttet Negaard.

Paul Hoseth fra Mesan AS snakket om feilkilder i uttrekk.
Kartlegging av fagsystemer opp mot elektronisk uttrekk var temaet for Trond Negaard fra Stiftelsen Asta sin presentasjon.
Pernille Fredriksen fra Stiftelsen Asta.
06. juni 2016

Kontakt oss