Dette nettstedet bruker informasjonskapsler. Les mer her | Ikke vis denne meldingen igjen

22 godkjente uttrekk i juli!

Leder for Avdeling for elektronisk uttrekk, Trond Negaard.

Stiftelsens avdeling for elektroniske uttrekk har i løpet av august fått hele 22 uttrekk godkjent for avlevering til Arkivverket.

Uttrekkene er gjort for forskjellige arkivskapere som Utenriksdepartementet, NIBIO (Norsk institutt for bioøkonomi), DSB (Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap) og Kreftregisteret. Uttrekkene har opprinnelig vært skapt i forskjellige arkivsystemer som DocuLive, ePhorte og Public 360°.

Metoden fungerer
-Så mange godkjenninger i løpet av et par uker viser at måten vi arbeider på fungerer, sier Trond Negaard. Han leder Avdeling for elektronisk uttrekk i Stiftelsen Asta.

Tett kontakt med arkivskapere
-Vår metode benytter seg av vårt uttrekksverktøy Asta Mapper. Dette er et program som stiftelsen har utviklet selv. En viktig suksessfaktor er at vi legger opp til tett kontakt med arkivskaper for maskinell rydding i basen før avlevering, sier Negaard. Han legger til at selv om forskjellige baser kan være skapt i samme system, så kan hver base ha egne utfordringer.  Store baser kan være tidkrevende i maskintid, men ikke så mye mer krevende i konsulenttid. En stor tidstyv her kan imidlertid være filkonvertering til gyldig arkivformat.

Korona forsinket godkjenningen
Arbeidet med uttrekk ble sterkt rammet av nedstengingen før sommeren som følge av situasjonen rundt korona og smittevern.

-Arbeid med uttrekk kan ikke utføres fra hjemmekontor, av sikkerhetsmessige hensyn må de gjennomføres i våre lokaler, forklarer Negaard. Han legger til:

-Vi kom endelig i gang igjen i juni. Uttrekkene som nå er godkjent hadde lenge vært klare. Noen var oversendt allerede før nedstengingen, sier han. Alle uttrekkene har gått gjennom Arkivverkets testverktøy Arkade for å bli godkjente. Negaard synes det er oppløftende for arbeidet avdelingen hans utfører at så mange uttrekk har blitt godkjent på samme tid.

Roser Arkivverket
Han er godt fornøyd med måten Arkivverket har håndtert uttrekkene på:

-Arkivverket har vist smidighet, og har vært svært imøtekommende i avleveringsprosessen. For noen av uttrekkene har det vært nødvendig med avklaringer med Arkivverket, disse ble raskt løst i samarbeid med saksbehandler. Arkivverkets saksbehandler har vært rask og løsningsorientert. Det setter vi stor pris på, sier Negaard.

Han opplyser at stiftelsen nå har en rekke andre uttrekk som snart skal sendes inn til godkjenning av Arkivverket.

Også uttrekk til kommunale arkivdepoter
Avdelingen jobber ikke bare med statlige arkiver. Stiftelsen Asta har i tillegg levert uttrekk til kommunale arkivdepoter. Og flere kommunale uttrekk er under arbeid.

-Arbeid med kommunale uttrekk er ganske likt som med statlige. Vi bruker Arkade for å kvalitetssikre uttrekkene, forteller Negaard. Han forklarer at en stor utfordring med å lage bevaringsversjoner for kommuner, er kommunenes bruk av møte- og utvalgsmodul.

Har løst særskilt problem for kommuner
-Møte- og utvalgsmodulene produserer informasjonselementer som faller utenom Noark-standardens hierarkiske struktur. Vi er veldig glade for at vi har funnet løsning på dette problemet, sier Negaard fornøyd. Han legger til at i tillegg har flere kommuner nå begynt å ta stiftelsens innsynsløsning i bruk. Innsynsløsningen kan brukes for både Noark- og fagsystemer.

Flinke medarbeidere og lys fremtid
-Vi har flinke medarbeidere, og fremtiden ser lys ut for stiftelsens videre arbeid med elektroniske arkiver, avslutter Trond Negaard i Stiftelsen Asta.

25. august 2020

Kontakt oss